南阳师范学院学术委员会会议召开严格遵循民主集中制原则，结合学校学术管理工作实际，具体流程如下，确保会议规范有序、决策科学公正：

1.议题提议：会议议题可由主任委员、校长、1/3以上委员联名提出，也可由各学院（科研机构）、学校相关职能部门提交，所有议题需明确核心内容、相关背景及审议需求，确保议题针对性和可行性。

2.会前筹备：确定会议具体时间、地点后，提前将议题及相关支撑材料送达全体委员，保障委员有充足时间审阅材料、梳理意见；若需增加临时议题，需经与会1/3以上委员同意方可纳入议程；根据议题性质，可设置旁听席，允许相关职能部门工作人员、教师代表及学生代表列席会议，参与意见交流。

3.会议召开：会议开始前，组织委员签到入场，确认出席人数（需2/3以上委员出席方可召开）；由主任委员召集并主持会议，主任委员因故不能主持时，委托副主任委员代为主持；主持人宣布会议开始，明确会议议程及纪律要求，随后由议题提交人详细汇报议题相关情况；汇报结束后，委员围绕议题自由发表意见、充分开展讨论，确保各方面观点得到充分表达。

4.表决决议：讨论结束后，对审议事项进行投票表决，表决方式可根据事项性质采取无记名投票或实名投票；表决结果当场宣布，做好会议记录，详细留存讨论要点、表决情况及委员意见，确保过程可追溯；审议事项与委员本人及亲属有利益关联的，相关委员需主动回避，不参与该事项的讨论与表决。

5.会后落实：会议决议形成后，及时予以公示并设置异议期，异议期内若有异议且经1/3以上委员同意，可召开全体会议对该决议进行复议，复议结果为终局结论；会后及时整理会议纪要，明确决议落实的责任主体、具体要求及时限，相关会议材料、表决记录统一归档留存；决议执行过程中，及时向全体委员反馈落实进度，年度会议召开情况纳入学术委员会年度报告，提交学校教职工代表大会审议。