一、院系整理材料上报。材料包括：

1、发文签。经院系学生工作领导小组研究后，主管学生工作的领导签注意见、经办人签字。

2、院系加盖公章的处理意见及电子文档。内容包括：

（1）学生基本信息：姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、籍贯（外省详细到市，本省详细到县区）、院系年级班级、层次（本、专科）。

（2）主要错误事实，禁止使用“性质恶劣”、“影响极坏”等形容性词语。以前受到过处分的要说清所犯错误、处分等级及文件号。

（3）处理依据、处理结果、扣发奖学金情况。

3、学生本人所犯错误事实材料，本人拒不提供的要有集体或他人旁证。

二、审批。

记过（含记过）以下处分，由学生处负责审批；留校察看、开除学籍处分由学生处召集校学生工作委员会开会研究，然后再报送校长办公会讨论决定。

三、填写处分告知书。

在职能部门作出处分决定后，由学生所在院系向受处分学生发放《南阳师范学院学生处分告知书》一式三份，经学生本人签字后，本人留存一份，院系、学生处各存一份备案。

四、签字、印发文件。

学生处收到《南阳师范学院学生处分告知书》后印发文件。记过（含记过）以下处分，由学生处处长签字，校办主任签字后印发；留校察看、开除学籍处分经学生处长、校办主任签注意见后，由学生工作主管领导签字印发。

五、关于处分文件印发后注意事项。

处分文件印发后发放给所有院系和相关部门。受处分学生所在院系按受处分学生人数发放给相同数量的文件，由受处分学生所在院系负责传达给学生本人，并要求学生本人签字，做好登记。

六、关于申诉的说明。

按照学校申诉管理规定，对记过（不含记过）以下处分申诉委员会不受理申诉，但可以要求院系、学生处解释、再审核。记过以上处分可在学生接到处分决定之日起5个工作日内向学校学生申诉处理委员会提出申诉申请，申诉委员会办公室设在校纪委。