为适应学校学院管理体制改革，加强对学生档案的有效管理，特制定《南阳师院学生档案管理规定》：
一、负责部门
学生档案由学生处统一负责管理。
二、 职责
1、负责全院在校学生档案的收集、管理和查阅咨询；
2、负责毕业生档案的整理、登记、归档、转递等工作。
三、管理要求
1、收集
（1）档案在每学年开学报到时由各系统一收集然后交学生处统一管理；
（2）收集档案必须清点并记录所缺档案，同时要通知学生本人协助学院向档案所在地催寄档案；
（3）建立档案名册，如中途有转入档案，须及时填写“档案移交清单”，登记注册。
2、保管
（1）档案必须专人管理，并存放在档案柜上锁；
（2）须建立在校学生档案袋，按班级、学号排列，在固定位置存放，做到专柜保存；
（3）做好档案室内防盗、防光、防火、防潮、防漏、防蛀等安全保卫工作；
（4）档案室要是须由专人保管，管理人员应严格遵守保密原则，妥善保管档案。
3、借阅
（1）校内各单位因工作需要查阅学生档案，必须出具个人有效证件，办理有关登记手续，学生不准查阅档案。
（2）查阅档案人员须在档案室内查阅，不得将档案拿出室外，凡要摘抄档案内容的，必须征得管理人员同意，并在档案查阅登记表上作记录；
（3）外单位人员来校查阅学生档案，应出据单位介绍信，填写档案查阅登记表，方可查阅；
（4）如遇特殊情况外借档案，须征得分管档案工作领导同意。外借档案不得转借无关人员翻阅，阅完及时归还，外借时间不超过一周；
（5）阅档人员不得查阅或借阅其亲属的档案；
（6）阅档人员应爱护档案，不得涂改、圈划和私自撤换材料；不得向无关人员或向外公布档案内容
（7）管理人员应及时检查归还档案材料是否完好无损。
4、转移和邮寄
（1）学生档案因退学、转学、出国、死亡等特殊原因需要中途转出，根据学校发出退（转）学文件及档案接受部门出具的调档信函，将该学生在校期间档案收集，整理、登记、并交学生处邮寄。
（2）学生毕业离校前建立学生档案目录，组织收集、整理毕业生归档材料，归档范围参照《毕业生归档材料整理清单》；并按地区分类填写转送清单，学生处进行机要传递。
（3）毕业生考取研究生后的调档，根据调档部门调档函，由学生处统一邮寄。