为了使干部人事档案能够适应干部人事工作需要，要经常通过有关部门收集干部教职工的任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映干部教职工、德、能、勤、绩的材料档案内容。
       一、档案收集

       1、我校组织人事部可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置写干部履历表、做鉴定、写自传等，并及时将这些材料补充进干部档案。

       2、各单位要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度及时地将新形成的干部人事档案材料送交干部人事档案室归档。

       3、收集材料，必须经过认真地鉴别。属于档案的材料应真实，完备齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字后方能归档案。

       4、不属于规定档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。

       5、凡属于应归入干部人事档案的材料，均应按照《干部人事档案整理工作细则》进行整理立卷。

       二、档材料的要求

       1、必须是办理完毕的正式文件材料。

       2、必须完整齐全、真实、文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间。

       3、必须手续完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定，审查结论，处分决定，民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字。任免呈报表和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称，时间和文号。出国、出境审批表，要注明出去和返回的时间及出去的目的。

       4、档案材料须统一使用16开规格的办公用纸、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。