第一阶段：会前准备

1.动议与立项

学术委员会主任、副主任、或三分之一及以上委员联名，可就职责范围内的学术事项提出召开会议的建议。

秘书处（科技处）汇总建议，报主任委员审定后，正式立项并启动会议筹备。

2.议题征集与审核

秘书处向各学院、职能部门及委员广泛征集会议议题。

收集到的议题由秘书处进行初步整理，并报主任委员进行审核，明确哪些议题符合上会条件。

3.材料准备与分发

申请上会的单位或个人需提前准备详实的论证或汇报材料。

秘书处将审核通过的议题、相关背景材料、初步建议方案等，整合成完整的会议材料包。

会议通知和全部材料至少提前5个工作日，通过正式渠道（如OA系统、邮件）送达每一位委员，确保委员有充足时间审阅。

4.会议通知

正式通知应明确会议的时间、地点、议程、需表决事项，并提醒委员如需回避请提前声明。

第二阶段：会中审议

1.人数清点与宣布开会

由秘书处清点到会委员人数。必须满足“三分之二以上委员出席”的法定条件，会议方可召开。主任委员或委托副主任委员宣布会议有效并主持会议。

2.议题汇报与质询

每个议题由相关单位负责人或提案委员进行简要汇报（限时）。

委员们就汇报内容进行提问和质询，汇报人需予以解答。

3.委员讨论与辩论

委员们就议题充分发表意见，进行深入讨论和辩论。会议应保证各种观点得到充分表达。

4.利益回避

在表决前，主持人应询问是否存在需要回避的委员。与议题有直接或间接利害关系的委员应主动声明并离席回避，且不参与该议题的投票。此过程应记录在案。

5.形成决议与表决

讨论结束后，主持人应就讨论内容进行总结，并归纳出明确的决议草案（如通过、不通过、修改后通过等）。

就决议草案进行表决。表决可采取无记名投票、举手等方式。决议须经“到会委员三分之二及以上同意”方为通过。对于争议不大的议题，也可经主持人提议，采取口头表决方式，但如有委员要求，则必须进行投票表决。

秘书处当场清点并宣布表决结果。

6.会议记录

秘书处负责对整个会议过程进行详细、客观的记录，特别是委员的主要观点、质询内容、表决过程与最终结果。

第三阶段：会后落实

1.纪要起草与签发

秘书处根据会议记录，在会后3个工作日内起草《学术委员会会议纪要》。

纪要需准确反映会议决议，由主任委员审核签发后，成为正式文件。

2.决议传达与公示

会议纪要和决议内容由秘书处传达至相关单位和部门执行。

对于需要公开的决策，应在学校适当范围内进行公示，接受监督。

3.执行与监督

相关责任单位负责落实学术委员会的决议。

秘书处负责对决议的执行情况进行跟踪和督促，并在下次会议上通报重要决议的执行进展。

4.材料归档

会议通知、签到表、全部会议材料、会议记录原件、会议纪要、表决票等所有过程性文件，由秘书处整理成册，立卷归档，以备查阅。

5.异议处理

根据“异议申诉”原则，在公示或传达后，相关方如有异议，可在5个工作日内向学术委员会提出书面申诉。秘书处接收后，报主任委员决定是否启动复议程序。