实验室建设项目管理规程
为了进一步规范我院实验室建设程序，保证实验室建设工作的科学性和严谨性，结合《南阳师范学院采购与招投标工作管理办法（宛院发〔2017〕238号）》、《南阳师范学院实验室建设项目工作规程（试行）宛院实字〔2018〕03号》对实验室建设工作的要求，特制定本规程。
一、申报和立项工作
（一）资金类别
根据项目资金来源的不同，我校实验室建设项目分为中央支持地方高校发展专项资金项目（简称中支金）和河南省财政厅预算专项资金项目。
（二）工作流程
1、每年春期，学院根据学校实验室管理部门发布未来三年的实验室建设规划组织申报工作。
2、学校教学指导委员会对学院的申报计划进行评议。
3、评议通过的实验室建设项目列入我校中期财政规划建设项目备选库，经学校审定后报送上级主管部门审批。
4、没有列入备选库的实验室建设项目，不能进入后续的论证和采购程序。
（三）时间节点
中支金和河南省财政厅预算专项项目申报启动时间一般均在每年3月份（具体时间以财务处发布的申报通知为准）。
每年3-5月份，各教学单位应根据实际需求，在充分调研的基础上，认真撰写申报材料。
每年6月份，实验室与设备管理处汇总材料，报请学校教学指导委员会进行评议，并将评议结果报送财务处。
每年9月份为当年中支金项目立项批复时间，项目可跨年度执行，执行期限为1年，项目执行截止时间为次年9月30日。
每年3月份为当年河南省财政厅预算专项项目的批复时间，项目执行截止时间为当年12月31日。
在项目执行截止时间节点前必须完成项目全部设备的到货验收和合同金额支付工作，否则，省财政厅将收回项目预算资金。
二、项目论证工作
（一）责任及分工
1.学院是实验室建设项目的责任主体，学院院长（或主任）为项目的第一责任人。学院实验室管理部门负责实验室建设项目的调研、实验室建设方案的编制、院级论证会的组织等。
2.实验室建设涉及“三重一大”事项，学院要广泛征求意见、充分市场调研、严格相互监督和集体民主决策。所有申报的实验室建设计划必须经学院党政联席会议通过后方申请材料签字、盖章、上报。
3.学校实验室管理部门负责指导申报单位执行论证工作，详实论证材料。负责组织校级实验室建设项目论证会，报请院长办公会和校党委会进行二级决策。负责将决策通过的实验室建设项目提交审计处进行项目预算审计工作。负责将项目招标支撑材料提交至国有资产与后勤管理处，由招投标管理科组织后续招标采购工作。
（二）工作流程
1．前期调研
学院要根据学科专业发展需求，集思广益，明确实验室建设的中长期目标，统筹规划，合理安排建设进度，要组织相关技术人员组成论证小组，充分开展市场调研，形成全过程调研报告。调研可采用电话调研、网上调研、现场调研等方式，调研内容应包括设备的市场供应情况、产品技术、价格、售后服务水平等。预算金额较大的实验室建设项目必须有现场调研记录，并邀请国有资产与后勤管理处、审计处、监察处、实验室与设备管理处等单位参与现场调研，且调研的核心设备品牌不能少于3个（单一来源采购产品除外）。
2.细化建设方案
学院要根据实验室建设项目调研情况，结合实际情况，提出实验室具体建设方案，确定仪器设备招标参数，准备包括至少三个品牌产品的参数对比表和相应经销商（或生产厂商）的报价单以及单台设备预算和项目总预算等在内的支撑材料。所有材料需留存经签字或盖章的纸质材料，申报单位要对材料的真实性负责。
3.召开院级论证会
学院要根据实验室建设方案认真填写《南阳师范学院实验室建设项目申请书》，预算超过5万元的单台件设备还需填写《南阳师范学院大型精密仪器设备购置论证书》。学院要及时组织院级实验室建设项目论证会，要求论证专家人数不少于5人。
4.参加校级论证会
学院安排专人参加学校实验室管理部门组织的校级论证会，负责项目的答辩工作。
5.提交招标支撑材料
答辩通过的项目，要根据专家意见、学校财务和审计等部门的意见及时修改完善项目论证材料。填写《南阳师范学院采购与招标项目审批意见书》和《南阳师范学院招标文件审核表》，报送至学校实验室管理部门，连同完善后的《南阳师范学院实验室建设项目申请书》复印件、满足招标参数的至少三个品牌产品参数对比表以及预算审计等材料报送至招投标管理科，项目进入后续招标采购阶段。
6.单一来源采购或进口设备采购
涉及有单一来源采购设备或进口产品的实验室建设项目，学院还需要组织单一来源采购设备或进口产品论证，填写报送《单一来源采购专家论证意见表》、《政府采购进口产品申请表》和《政府采购进口产品专家论证意见》，并报送学校实验室管理部门。
三、项目招标工作
实验室建设项目招标工作严格按照《南阳师范学院采购与招投标工作管理办法（宛院发〔2017〕238号）》文件要求，由国有资产与后勤管理处招投标管理科执行。
采购合同中我方委托代理人签字由该项目负责人签字。
四、项目验收工作
（一）仪器设备验收前准备
实验室建设项目签订购置合同后，学院要预先安排或培训专职技术人员，熟悉厂商提供的技术资料。按照所购仪器设备对环境条件的要求，做好装机条件的准备工作。组织验收小组，应由设备使用人员和管理人员至少3人组成，其中至少两名专业技术人员，至少一名副高级以上专业技术人员。对贵重仪器设备或者技术难度比较大的设备，可以邀请有关校外专家或者参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与协助验收。
（二）仪器设备验收内容
１.外观检查
检查仪器设备内外包装及附件是否完好，有无破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况。如发现上述问题，应做详细记录，并拍照留据。
2.数量验收
以供货合同和装箱单为依据，检查主机、附件的规格、型号、配置及数量，并逐件清查核对。认真检查随机资料是否齐全，如仪器说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证书等。
3.质量验收
（1）要严格按照合同条款、仪器使用说明书、操作手册的规定和程序进行安装、试机。
（2）对照仪器说明书，认真进行各种技术参数测试，检查仪器的技术指标和性能是否达到要求。
（3）质量验收时要认真做好记录。若仪器出现质量问题，应将详细情况书面通知供货单位。视情况决定是否退货、更换或要求厂商派员检修。
（4）进口仪器设备的验收按商检部门的有关规定进行，商检完成后，按照我校验收程序进行。
（三）验收工作程序
1.使用单位初验
仪器设备到校安装调试后，学院先应对仪器设备外观、数量、质量进行验收。验收期限为10个工作日内，贵重仪器设备视情况确定。
2.校级管理单位复验
学院验收完成后，由学校实验室管理部门邀请审计处、监察处等单位对实验室建设项目进行复验，复验完成，整个验收工作完成。
3.入库手续
仪器设备验收合格后，学院依据实际情况填写《南阳师范学院仪器设备验收报告》，通过南阳师范学院固定资产管理系统将实验室建设项目设备信息输入系统并提交，学院设备管理员须在规定验收期限内，持《南阳师范学院仪器设备验收报告》到实验室与设备管理处设备科办理固定资产登记入帐手续。
经验收不合格的仪器设备，仪器设备管理员必须在规定验收期限内持《南阳师范学院仪器设备验收报告》到实验室与设备管理处设备科办理退货手续。
水资源与环境工程学院
2021年03 月 03日
