为了加强对学校印章（“南阳师范学院”印章和“南阳师范学院”钢印）、法定代表人印章和“南阳师范学院合同专用章”的管理，保证印章的绝对安全和正常使用，提高办事效率，促进管理工作科学化、规范化和制度化，以便更好地为学校中心任务服务，结合学院行政工作实际，制定本规定。
一、使用程序
（一）“南阳师范学院”印章
1.学校下发的文件必须由院办主任审核，报主管院长签发后，方可按照有关规定直接用印。文件的原稿及正文一式三份留存院办。
2.关系学校利益的的人事关系、财务管理、土地规划、国资管理、校产开发、基本建设、房产管理、对外合作等相关材料，按规定填写用印审批单，由呈送单位负责人签字，报学校分管领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
3.向上级机关呈送的报表、各种材料等，按规定填写用印审批单由呈送单位负责人签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
4.科研项目、成果、专利、鉴定证书等申报材料，按规定填写用印审批单，由科研处负责人签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
5.教职员工、学生因公因私外出联系工作、出席会议或参加各类活动以及需要由学校出具介绍信或证明材料的，一律凭所在单位加盖公章的证明，经院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
6.以学校名义颁发的各类聘书，由相关职能部门统一造册，按规定填写用印审批单，由单位负责人签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
7.有关学生奖励的各类证书由学生处统一造册，按规定填写用印审批单，由学生处处长签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印；学院评选的各类先进证书由负责评选单位统一造册，按规定填写用印审批单，由单位负责人签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印；学院举办的各种文娱、体育或其他活动需要发证时，由承办单位统一造册，按规定填写用印审批单，由单位负责人签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
8.本校教职员工、学生需在各类证书复印件上加盖印章的，需由有关职能部门出具相关证明，同时交验原证书，经院长办公室分管领导审核同意后，到院长办公室用印。相关证明材料需留存院长办公室存档。
9.补办学生证、学历证明、学籍档案材料需要用印的，必须由本人提出申请，凭所在单位证明、登报挂失证明、原证明材料复印件等，需有关职能部门审核同意，经院长办公室分管领导审核同意后，到院长办公室用印。
10.各类毕业证书、学位证书或学习证明需加盖印章的，应按规定提交有关材料，经有关职能部门共同审核，提出明确意见，报分管校领导审批，由院长办公室分管领导审核同意后，到院长办公室用印。此类证书应由有关部门统一申报，不得委托学生或其他人办理。
11.校内人员因公、因私办理出国审批手续时的相关文件及材料，按规定填写用印审批单，经相关职能部门审核签字，报主管院长审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
12.校外人员在学校档案室复印的相关档案材料，由档案室办理人签字盖章后，直接到院长办公室用印。
13.其他事项需使用校印者，可参照以上程序办理。非日常性事务用校印，均需按规定填写用印审批单，由所在部门负责人审核签字，报分管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。
（二）“南阳师范学院”钢印
1.本校教职工工作证、专业技术职务资格证书及聘任证书等需要使用校印的，按规定填写用印审批单，由职能部门负责审核签字，经院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。此类盖章须由职能部门专人负责、统一办理，不得委托教职工本人或其他人办理。
2.学生的学生证、毕业证、结业证等均由学生处会同教务处审核并统一造册，按规定填写用印审批单，由学生处处长签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。底册需留存院长办公室存档。
3.成人教育类学生的学生证、毕业证、结业证、学位证明等均由成人教育学院统一造册，按规定填写用印审批单，由成人教育学院院长签字，报主管校领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。底册需留存院长办公室存档。
4.钢印不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。
（三）法定代表人印章
1.法定代表人印章用于学生毕业证、各类聘书以及学院的重大合同、协议、报表等。
2.各类聘书、一般正常业务报表等由院办根据有关规定直接用印，重要合同、协议、报表等须经校长签字同意后方可用印。
3.以学院名义签订的合同、协议须加盖法定代表人印章时，其程序同学校行政印章。
（四）“南阳师范学院合同专用章”
1.用于学校对外签订的经济合同、协议等。
2.以学校名义对外签订的合同书、协议书，按规定填写南阳师范学院签订合同签，由承办单位负责人、财务处、审计处审核签字，报主管校领导审批，由院长办公室分管领导审核签字后，到院长办公室用印。用印后的合同书、协议书需留存院长办公室一份存档。
二、使用要求
（一）各类用印必须填写“南阳师范学院用印审批单”（可在院长办公室“文档下载”处下载后自行打印，或到院长办公室领取）。经办人要详细填写用印单位和用印内容，经用印单位负责人、主管院领导审核签字，由院长办公室分管领导审核签字后，方可办理用印手续。若不按相关规定和程序办理相关手续者，管理人员有权拒绝用印。
（二）使用印章的范围应与批准人的职权相适应。用印若出现不良后果，由批准人负责。
（三）监印人员在用印时要审阅、了解用印内容，核实、清点用印数量。对于数量较大的文本，使用学校印章时，可由单位委派专人自行用印，院长办公室监印。
（四）印章必须在校内使用，不能脱离印章管理人员的监督，原则上不带出办公室使用，特殊情况须报主管领导批准。
（五）不得在空白的凭证、纸张、介绍信上盖章。
（七）校印管理人员必须在每年年底将用印审批单及相关证明材料上交校档案室存档。
三、附则
本规定自发文之日起执行，由院长办公室负责解释。