宛院发〔2013〕187号

南阳师范学院
关于印发《南阳师范学院文件材料归档
暂行规定》的通知
校属各单位：
现将《南阳师范学院文件材料归档暂行规定》印发给你们，请按照实施办法要求，认真贯彻落实。
附件：《南阳师范学院文件材料归档暂行规定》

二○一三年三月六日     



主题词：暂行规定 材料归档 通知                           
南阳师院院长办公室                 2013年3月6日印发 

附件
南阳师范学院文件材料归档暂行规定

为使我校档案管理工作规范化、科学化，以确保档案的完整、准确、系统，根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，制订本规定。
第一章 基本制度及职能部门的职责
第一条 实行档案工作责任制。各部门必须把档案工作纳入职责范围，有一名负责人分工主管，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理（业务）人员的岗位职责。并指定专人（可兼职，一般有部门办公室主任或综合科科长兼任）负责本单位的档案工作。做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第二条 实行“三纳入”和“四同步”管理。“三纳入”是指：归档工作应纳入学校各单位的计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围；“四同步”是指：各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第三条 公务文件必须归档。各职能部门在公务活动中形成的文件材料，除经批准可自行保管外，都必须按规定向学校档案室移交；凡个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向校档案室移交，集中管理。任何部门和个人均不得据为己有、逾期不交或自行处理。
第二章 文件材料的归档范围及保管期限
第四条 归档范围有：①党群类；②行政类；③教学类；④科研类；⑤基本建设类；⑥仪器设备类；⑦声像类；⑧实物类；⑨财会类;⑩资料类。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、光盘、录音带、录像带、电视片等各种载体形式。
第五条 文书档案保管期限分永久、长期和短期三种。
一、永久：凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会需要长远利用的档案，列为永久保管。主要包括三部分：一是本校制成的重要文件材料；二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料；三是各分类档案管理中，国家主管部门有明确规定的文件材料。
二、长期：凡是在相当长的时间内，本校需要查考利用的档案，
列为长期保管。主要包括两部分：
一是本校产生的，在相当长时间内各项工作需要查考利用的档案；
二是上级领导部门和有关部门所发的与本校工作业务有关的比较重要的文件材料。其保管期限为十六年至五十年。
三、短期：凡是在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年(含十五年)。
第三章 文件材料的归档要求及归档时间
第六条  归档要求
一、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
三、归档文件的整理单位一般为每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
四、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
五、归档文件可采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
六、归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
七、归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项。
八、归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档目录。
九、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
十、科研课题文件材料排列顺序是：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料，按有关规定整理。统一编制目录。
十一、声像档案要用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点，中心内容和责任者，统一编制目录。
十二、基本建设档案要按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》进行分类装盒，编制目录，填写备考表及盒脊、盒面内容。
十三、实物类档案应用标签标出表彰单位、表彰内容、表彰时间、类别、类号等。并进行登记编目。
十四、仪器设备档案材料应按设备购进年度的先后顺序排列装盒，编制目录，填写盒脊内容。
十五、凡校内由两个以上单位协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档。凡与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案。若我校为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。
第七条 归档时间
一、学校在日常工作活动中形成的文件材料，在次年的第二季度应全部完成归档工作任务。
二、教学工作中形成的文件材料按教学年度，于次学年寒假前完成归档工作任务。
三、科研、基建、仪器设备等专题性成套性档案，在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。
四、财会档案在会计年度终了后可暂由财会部门保管1年，期满后在次年6月底前归档入财务档案库房。
五、声像载体材料在完成制作后3个月内归档，照片档案在次年6月底以前归档。
六、实物类档案材料要及时登记编目移交档案室或放置在专门馆室保存。
七、各部门档案员按归档时间及时向校档案室移交档案，并移交归档文件目录两套，交接档案时须填写移交清单一式两份，加盖公章，有关人员签名、盖章、保存。
第四章  附  则
第八条  本规定及其附件由院长办公室负责解释。
第九条    本规定自公布之日起施行。