为了提高行政公文质量和办文效率，确保我校行政文件的统一和规范，根据《国家行政机关公文办理方法》（以下简称《方法》），针对我校目前行政公文处理和管理工作中存在的问题，特提出如下意见;
一、加强管理，规范文件运转程序
学校行政受理的公文，统一由院长办公室负责接受、运转，院长副院长本人不直接受理。院长办公室对收到的公文要归口登记清楚，分办准确，运转及时。凡领导批示要求办理的公文，办公室最迟应在两日内提出办理意见，转有关单位办理；有时间要求的用按领导的意见办理。若按时间要求办理确有困难的应向批示的领导和办公室说明情况。
二、准确使用公文种类
公文要按《办法》中规定的13个文种：即命令（令）、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要行文。对常用的“总结”“汇报”“工作安排”“工作计划”等一律要统一到《办法》规定的文种上来，“总结”如果向上级汇报情况用“总结报告”，下发的“通知”（“总结”全文作正件），“汇报”用“报告”；“工作安排”、“工作计划”、“工作要点”用“通知”。几个常用的文种如：决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等要按照《办法》中要求使用。
三、实行公文先审后签制度
（一）以学校名义发出费综合性工作报告、全校性工作计划和工作总结等，由院长办公室起草，或会同有关单位共同起草。经办公室主任或副主任复核后，送院长或主管副院长签发。
（二）凡各部门请求以学校名义行文时，应将文稿主件提前送院长办公室；请求以学校名义批转本部门文件时，应拟出文稿。重要公文，单位领导要亲自起草或亲自主持起草。
（三）凡涉及其他单位的公文，主办单位应当主动与有关单位协商、会签。上报的公文，如有关方面的意见不一致，应当如实反映。
（四）领导签发后的公文，各单位不得再改动。若确需改动须经原签发领导同意；如领导已签批否定意见，经办人员不得换签转呈其他领导，如确需转呈的应原文呈送并说明情况。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者，要按有关规定给予纪律处分。
四、公文的印发和处理
（一）公文处理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。为便于工作，文件印出盖章是即要把文件定稿和盖过章的文件一式三份留院长办公室。
（二）凡直送上级领导公文，不得将同一文件又送又寄，以免给上级部门办公增添麻烦。
（三）答复查询有关文件时，对正在运转中的文件，特别是意见不一致的文件，不得告知确切运转情况；对已办完的文件，只作原则答复，不得泄露领导的具体批示内容。
（四）要大力精减文件，改进文风。可发可不发的文件坚决不发。严格实行公文分层把关责任制，各单位负责人应对拟发公文的政策严格把关，对公文的内容、种类、格式等认真审核，并签署姓名，承担责任。