为加强学校的档案管理，更有效地保护及利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》，结合我院实际，制订本办法。
第一条 我院档案主要是指学校在党政管理、教学、科研和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。包括党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会，共十大类。
第二条 综合档案室隶属院长办公室，负责全校档案保存、管理工作。对于有一定独立性的档案，如人事档案、学生档案由原单位管理，对于一些利用频繁、保管条件要求高的档案，如：科研、基建、声像类档案在目前保管条件达不到要求的情况下暂由职能部门代管，待条件成熟后，移交综合档案室，统一管理。
第三条 学校各部、处、系、室、馆、所等单位须确定一位负责同志分管本单位的档案工作，并指定一名专（兼）职档案员负责单位档案的收集、整理、保存、移交工作。
第四条 档案工作人员要严格执行党和国家的方针政策，公正廉洁、严守机密，忠于职守，热爱档案事业。
第五条 学校严格实行部门整理归档制度，做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条 学校实行文件材料形成部门、课题组整理归档制度。
立档人要按归档范围和保管期限的规定，对专题性、成套性的档案，按阶段、结构、部件等分别以件为单位进行分类、排列、装订、编号、编目等。移交档案室的档案须填写移交目录，双方各执一份，并履行签字手续。财会档案编制移交目录一式两份，经财务部门、院办领导审核签字后方可移交。
第七条 归档时间要求：
1、党政管理部门和能按年度归档的部门在次年六月底前归档。
2、教学等综合管理文件在次年六月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。
3、科研课题档案在鉴定验收后两个月内归档。
4、产品生产与科技开发类档案在产品定型鉴定（或验收）后两个月内归档（管理性文件材料应在次年六月底前归档）。
5、基建类档案，在基建项目竣工验收后两个月内归档。
6、仪器设备类档案在设备验收完毕投入使用后两个月，引进设备为索赔期满两个月内归档。
7、出版类档案在书刊出版后的次年二月底前归档。
8、财会类档案。当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年，期满后的次年三月底前归档。
9、声像载体档案在完成制作后三个月内归档（综合管理材料、照片档案为次年二月底前归档）。
第八条 凡是学校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。
第九条 各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应于机构任意球有做好整理工作，移交学校档案室部门保存，任何个人不得带入其他单位。
第十条 个人在从事党政管理、教学、科研等职务活动中，形成的各种载体的文件材料，必须按规定向综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校可通过征集代管等各种形式进行管理，鼓励个人向档案室捐赠档案。
第十一条 综合档案室对保管期限已满的档案应进行鉴定，对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造岫报经主管领导批准后，予以销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十二条 综合档案室应做好统计工作，要确定专人负责统计，建立健全统计台帐，掌握档案的收进、移出、利用、销毁和室内各种情况数据。
第十三条 做好档案库房的技术管理工作，库房应有安全防护设施。经常研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时裱糊、修复、复制，档案管理人员要对所存档案和保管情况定期进行检查，发现特殊情况，应立即向上级报告，及时处理。
第十四条 综合档案室所保存的档案，主要供本校使用。
若需查阅档案，要求做到：
1、查阅本校档案均应办理手续、填写查阅登记表。
2、查阅本部门的档案，须经本部门领导同意，持单位介绍信方可；查阅跨部门的档案，须经职能部门领导同意，持证明信方可，查阅党委、院长会议记录、人员处理等重要涉案档案，须经主管院长，两办主任批准方可。
3、查阅档案一般不可摘抄、复制，需摘抄、复制，须经档案室领导同意，重要档案须主管领导同意方可，工作人员并对摘抄、复制内容进行核实登记加章，复印件用后收回档案室。
4、本校档案一般不外借，确因工作需要借出者，一般档案，须经档案室领导同意，重要的须经主管领导同意，3日内归还。
5、外单位查阅本校档案，需持单位介绍信，主管领导同意方可。
6、利用档案者，要爱护、妥善保管，不允许转借、涂改、抽页、拆卷（件）、损坏、丢失，严防失泄密。
第十九条 建立检查、考核、评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励，对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。