第一条 文件材料实行文书处理部门整理归档。文件材料的立卷归档，是文书处理部门的基本任务，学校各部、处、室、馆、总支、系、所、中心、工会、团委的文书处理人员（专兼职档案员）须将本部门在日常工作实践活动中形成的具有保存价值的文件材料按归档范围、时间顺序、重要程度和文件材料的自然形成规律，区分保管期限，办理完毕，随时整理，及时交档案室归档，以保证能准确、全面地反映学校真实面貌和部门主要职能活动，方便查找利用。
第二条 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、院办整理归档，专业性的或具有业务性的，由各承办单位整理归档。以党委、学校行政名义的发文，由党办、院办分别整理归档，（一般应保存三份以上）。以部门名义的发文，由各单位整理归档，重要的也应有三份以上。
第三条 党委和学校行政召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、院办分别整理归档，职能部门以党委和学校行政名义召开的全校性专门会议，干部会议所形成的材料，由主办单位整理归档。
第四条 各单位向党委、学校行政的请示报告正文原稿或相应的批复，由党办或院办整理归档；请示报告的批转、批复的复制件、正文，则由报文单位整理归档。
第五条 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位整理归档，非主办单位只保存复制件。
第六条 各单位互送的文件，由制发单位整理归档。
第七条 会议记录、大事记由记录部门整理归档。
第八条 学校党政领导的讲话稿、外出开会或访问带回的文件材料、重要工作信件等，由党办、院办分别整理归档。
第九条 各部门领导外出开会或访问带回的有价值的文件材料，由部门整理归档。
第十条 临时机构、撤销机构形成的文件材料，应于机构扩销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何个人不得带入其他单位。
第十一条 重要的人民来信来访材料，由承办单位整理归档。
第十二条 检查归档文件件内的文件成份。文件是否收集齐全完整。检查归档文件各件内文件的联系，依照归档范围纠正件内文件的不统一、相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
第十三条 先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度，法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
第十四条 将文件按其内容所反映的问题、事件分开。
第十五条 将文件按照规定的不同保管期限分开。
第十六条 归档文件在参照“归档范围及保管期限表”的基础上，采用“年度—保管期限—机构（问题）的分类方法，以“件”、“盒”为保管单位。
第十七条 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成不同的稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
第十八条 附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。
第十九条 文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导指示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。
第二十条 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用过程中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
第二十一条 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。
第二十二条 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
第二十三条 “来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件，也可以分别各作一件。
第二十四条 会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一件，一会数件或数会一件。
第二十五条 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一件或一案数件。
第二十六条 人民来信来访材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合。
第二十七条 学校管理和业务活动形成的业务文件，调研材料等一般发单一问题组合。
第二十八条 工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
第二十九条 简报按名称或期号组合。
第三十条 件内文件材料按重要程度或时间顺序组合；不只是单份文件可作一件，正本与定稿、原件与复制件，来文与复文等也可作为一件，必须对文件进行排序：一般批复、指示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；中文本在前，外文本在后。非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。
第三十一条 对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补或裱糊；对较大的表格，要适当折叠；拆除文件材料上的金属物。
第三十二条 归档文件要逐件进行编号，并以归档章的形式，标示在每件归档文件首页的上方空白处。以利于借阅查找和阅后归位。
归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、件号和机构（问题）等。填写归档章各项内容应使用铅笔和碳素墨水。
第三十三条 归档验收。文书立卷部门，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，按照归档时间要求，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份移交目录存查。
第三十四条 不归档文件
（一）不归档的上级机关的文件材料
1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件材料；
2、上级机关发来供工作参考的抄件；
3、上级机关征求意见的未定稿的文件。
（二）不归档的本机关的文件材料
1、重份文件；
2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
6、学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7、本院负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
8、为参考目的从各方面收集的文件材料。
（三）不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1、参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
（四）不归档的下级机关的文件材料
1、本院下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；
2、非隶属抄送的一般的、不需要办理的文件材料；
3、本院下级机关抄报备案的一般性文件材料。
以上不归档文件材料，某些方面如果需要，也可以选择作为资料暂存。
不归档文件，除中央、省、市三级文件应由院综合档案室统一造册销毁外，其它不归档文件可由文书处理部门造册存查，经本部门领导审批后，方可销毁，任何个人不得私自销毁文件材料。