第一条为进一步加强校友档案工作制度化、规范化、标准化建设，有效保护和利用好校友档案，根据《中华人民共和国档案法》，以及教育部、国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》等法律法规，按照《南阳师范学院档案管理办法》有关规定，结合工作实际，特制定本办法。

第二条档案管理。校友会档案工作实行“分工负责、分级整理和归口管理”。

（一）各二级单位校友工作委员会负责及时收集、整理和报送本单位校友工作相关档案；校友工作办公室是校友会档案建立、未归档档案管理、年度档案归档报送工作的责任单位，具体负责校友档案资料的收集整理、分类立卷、日常保管、年度归档等工作；南阳师范学院档案馆是校友档案统一管理机构，负责归档后的校友档案管理与服务工作。

（二）上级主管部门和有关单位颁发或出具的各种有效证件及凭证（法人证书、组织机构代码等），因工作需要，由校友工作办公室指定具体工作人员，按有关规定管理使用。

第三条归档范围。校友会档案归档范围包括上级主管部门的政策文件与本会建设发展中的有关文件资料和电子档案等。

（一）上级主管部门的政策文件

1.上级主管部门颁发的本会应贯彻执行的法规性文件，以及重要会议精神与文件材料；

2.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的影像、音视频等材料。

（二）本会开展工作的文件材料

1.本会成立、合并、更名、换届、终止，启用印章、章程、制度等重要文件资料；

2.本会召开常务理事会、理事会、会员代表大会等的会议文件（方案、总结、报告、纪要等），以及各种音像材料；

3.本会建设发展规划，年度工作计划与总结，年检、考核、评先等材料；

4.本会财务统计报表和统计分析资料；

5.本会的请示与上级部门的批复文件；

6.本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

7.本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

8.本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

9.本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

10.其他具有保存价值的文件材料。

第四条档案归档。各二级单位校友工作委员会要建立健全平时归卷制度，根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，类目的条款必须简明确切，并编上条款号。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管，并于次年5月底前，将上一年度校友工作相关档案整理汇总报校友工作办公室；校友工作办公室分类整理立卷后，于6月30日前将上一年度校友工作相关档案报送校档案馆（含纸质档案和电子档案）。

第五条档案使用。校友档案的使用应严格遵守相关法律法规与学校规定，档案原件不得借出、不得携带出境，未经批准不得外传，严禁泄密。查询校友档案应按规定履行审批手续，各二级单位校友工作委员会因公查询校友档案应事先征得校友工作办公室同意；学校师生及校友个人查询校友档案，应报校友工作办公室批准。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱；发现有上述情况时，应追究当事人责任。

第六条解释权。本办法由南阳师范学院校友会负责解释，自理事会通过之日起发布实施。