校属各单位：

根据学校档案工作统一部署，为确保我校2025年度各类档案材料及时、完整、规范归档，现将具体工作安排通知如下：

一、归档范围及内容

本次归档范围为全校各单位在2025年1月1日至2025年12月31日期间形成的各门类文件材料。

具体归档范围及保管期限，请严格参照《南阳师范学院各部门文件材料归档范围及保管期限表》（附件1）执行。

二、报送材料及流程要求

1. 实行“双套制”同步归档

所有归档材料须同时提交纸质原件与电子扫描件各一份。

纸质材料：原则上必须为原件，复印件、传真件等非原件材料一般不予归档。

电子材料：对应纸质文件的扫描件，格式统一为PDF。

2. 严格执行“先审后交”流程

预审环节：档案移交前，各单位须先将电子档案及《归档文件目录移交清单》（附件2）通过钉钉发送至电子档案审核老师处进行预审。

移交环节：预审合格后，方可办理纸质档案的实体移交手续。

3. 目录清单要求

移交时须提交《归档文件目录移交清单》纸质版一式两份。

三、时间及地点安排

1. 归档截止时间：2026年4月20日前。

2. 移交地点：档案馆111室（西区图书馆一楼）。

3. 联系方式：

电子档案审核/接收：曾宪言

纸质档案审核/接收：潘向辉

联系电话：0377-63525172

请各单位高度重视，明确专人负责，严格按照时间节点和质量要求，保质保量完成本年度档案归档任务。

附件：

1. 南阳师范学院各部门文件材料归档范围及保管期限表

2. 归档文件目录移交清单

档案馆

2026年3月27日