为了加强和规范学校财会类档案（以下简称财会档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《会计档案管理办法》和《高等学校档案管理办法》等国家有关规定，结合学校实际情况，特制定本规范。

一、财会档案工作的基本原则

（一）凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案。

（二）财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，以确保财会档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）财务部门要有一位负责人分管财务档案工作，由本部门专（兼）职档案人员负责做好财会档案材料收集、整理、移交归档工作。

二、财会档案归档范围的确定

（一）确定的原则

归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点，保证档案材料完整性、准确性、系统性；必须对学校教育教学和相关工作具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的财会档案主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表，工资清册等方面。具体范围见附件《南阳师范学院各部门档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的财会档案重点是会计活动中各个阶段形成的、不同类型的、具有长期保存价值的文件材料。

3.其他对本校工作具有参考价值的文件材料。

三、财会文件材料的部门立卷及归档流程

（一）形成积累

1.学校财务部门管理人员在制定财会计划时，应向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确保材料的完整性、系统性和准确性。

2.学校财务部门归档的财会凭证、账簿等文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

（二）整理

1.坚持财会文件材料形成部门立卷归档原则。学校财会档案凭证、账簿等专门文件材料的整理参照《会计档案管理办法》等国家有关规定执行；财务部门管理综合文件整理参照《南阳师范学院归档文件整理规则》要求执行。

（三）归档验收

1.财务部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财务部门保管3年，期满后的次年 6 月底前由财务部门兼职档案员，将应归档的财会档案编制《移交目录》（一式两份）送财务部门领导审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续。

2.财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确。

3.学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原状，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

四、财会档案的管理

（一）分类编档号

1.除凭证、账簿、报表外的其他管理性财会文件材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.财会类档案档号=全宗号+年度号+财会档案分类号+保管期限号+件号

其模式如下：

全宗号-20XX-CK11-Y（D30，D10）-1～n

（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号

（2）年度号：使用自然年度。

（3）问题（分类号）：在每个年度下将财会档案分为二级类目（即问题项），即分为财会综合（标识为CK11、会计报表（标识为CK12）、会计账簿（标识为CK13）、会计凭证（标识为CK14）、工资清册（标识为CK15））。

（4）保管期限：在二级类目内将文件材料按其保存价值划定为永久（代码：Y）、定期30年（代码：D30）、定期10年（代码：D10）

（5）1～n为件号，不同的保管期限分别编制流水号。

（二）编目

1.学校档案馆对整理装盒好的档案盒卷脊档号栏书填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。

2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，档案柜应有档案存放标识牌。

（四）保管

1.财会档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2.档案库房管理根据《南阳师范学院库房管理规定》执行。

（五）档案补充与修补

1.财会档案材料归档后在学校财务部门工作中产生档案材料应随时收集整理，向学校档案馆补充归档，档案馆工作人员应及时将补充的材料整理归入相应的类目位置，并在计算机档案管理系统中著录保存。

2.学校档案馆应对财会档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修

（六）鉴定和销毁

1.学校档案馆对已期满的档案，根据《南阳师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

2.对于未结清的债权、债务的原始凭证，延长其保管期限由档案馆保管到债权债务结清时为止。

（七）统计

学校档案馆根据《南阳师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、财会档案的开发利用

（一）学校档案馆人员要熟悉库藏，努力开发利用财会档案信息资源，为提高学校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。

1.根据财会管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料为利用者服务。

2.充分发挥财会档案的法律凭证作用。

（二）阅览

1.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。