为了加强和规范学校设备类档案（以下简称设备档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国国家档案法》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校实际情况，特制定本规范。

一、设备档案工作的基本原则

（一）学校资产资源（包括流动资产、长期投资、固定资产、无形资产等）监督管理及清产核资、产权登记、经营授权、资产统计处置等工作中形成的文件、报表、声像等具有保存价值的各类载体材料，均属资产档案。

（二）凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

（三）实行学校档案馆集中统一管理原则，确保设备档案材料完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（四）学校设备管理要有一位负责人分管仪器设备档案工作，由本部门专（兼）职档案人员协助档案馆做好有关设备档案材料收集、整理、移交归档工作。

二、设备档案归档范围

（一）确定原则

1.归档的设备文件材料，必须反映设备管理和项目从申购到改造的全过程及仪器设备管理活动的全过程；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，保证档案材料的完整性、准确性和系统性；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、资产采购、仪器设备项目依据材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。具体范围见附件《南阳师范学院各部门档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的重点是设备项目各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.其他对学校工作具有考查价值的文件材料。

三、设备文件材料的归档流程

（一）形成和积累

1.从申购设备到验收完毕，此过程中的管理文件和技术性文件材料，均由设备管理部门负责收集，过程结束后整理归档并移交档案部门。

2.仪器设备保管使用部门应负责设备随机文件材料，以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集并及时整理，移交设备管理部门。

3.归档的设备文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。

（二）整理方法

坚持设备文件材料形成部门立卷归档原则。设备项目档案整理应根据国家有关规定执行，设备类综合文件材料整理方法则参照《南阳师范学院归档文件整理规则》的要求执行。

（三）归档验收

1.设备项目档案在设备验收完毕投入使用后2个月内由设备管理部门整理并移交学校档案馆。

2.学校设备管理部门将设备保管使用部门移交的设备文件材料和设备类档案的综合材料整理后，于次年3月底前，由文件形成和积累部门初步整理后移交学校档案馆，并制作《移交目录》（一式两份），清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，并各执一份自存备查。由学校档案馆最后整理归档和制作全引目录

四、设备档案管理

（一）分类编档号

1.设备文件材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.设备类档案号=全宗号+年度号+设备档案分类号+保管期限号+件号

其模式如下：

全宗号-20XX-SB（11）-Y（D30，D10） -1～n

（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号。

（2）年度号：综合管理的文件材料归入其形成年度，设备项目的文件材料归入其验收使用时间年度。

（3）问题（分类号）：设备类档案（分类号代码：SB）为一级类目，按二级类目分类，其中分为综合和单个项目类目。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为“11”（分类号为SB11），单个项目其代码从12开始（分类号为SB12，继而依次层累为SB13……SB99）。

（4）保管期限号标识为Y或D30或D10。Y为永久代号、D30为定期30年代号、D10为定期10年代号。

（5）1～n为件号，不同的保管期限分别编制流水号。

（二）编目

1.学校档案馆对整理装盒好的档案盒卷脊档号栏书填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。

2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，档案柜应有档案存放标识牌。

（四）保管

1.设备档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2.档案库房管理根据《南阳师范学院库房管理规定》执行。

（五）档案补充与修补

1.设备文件材料归档后，在学校设备管理部门工作中产生文件材料应随时收集整理，向学校档案馆补充归档。学校档案馆工作人员应及时将补充材料整理归入相应的类目位置，并在计算机档案管理系统中著录保存。

2.学校档案馆应对设备档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

（六）鉴定和销毁

学校档案馆对已期满的档案，根据《南阳师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

（七）统计

学校档案馆根据《南阳师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、设备档案的开发利用

（一）档案部门人员要熟悉库藏，努力开发利用设备档案信息资源，为提高学校管理教学、科研水平和经济效益服务。

1.根据设备管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料为利用者服务。

2.充分发挥设备档案的法律凭证作用。

（二）阅览

1.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。