学校重大活动所形成的档案从不同侧面记录与反映了学校改革发展的历史面貌与重要历程，是学校档案资源的重要组成部分。为了加强对学校重大活动档案资源的管理，确保重大活动档案资源的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《河南省重大活动档案管理办法（试行）》、《南阳师范学院档案管理办法》等有关规定，结合本校实际，特制定本办法。

重大活动档案是指由学校相关部门在主办、承办或参与重大活动中所形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等具有重要保存价值的档案材料。

第一条  重大活动主要包括：

（一）国家、省、市有关部门主要领导来校视察、调研、指导工作等。

（二）国内外著名专家学者、社会知名人士来校参观、访问、讲学等。

（三）校领导出席的各类重要公务活动。

（四）学校主办、承办的具有较大影响的各类会议或活动。

（五）学校举办的重大庆典和重要纪念活动。

（六）学校参与的具有重要影响力的活动与会议。

（七）本校师生参加的国内外具有重大影响力的比赛活动。

（八）对学校具有重大影响的各类突发性事件。

第二条  全校重大活动档案归学校所有，任何部门和个人不得拒交、擅自销毁或据为已有。重大活动档案的归档范围包括：

（一）请示、批复、活动方案、日程安排、工作报告、领导讲话、宣传报道、活动总结等纸质材料及电子文档。

（二）记录重大活动现场内容的照片、光盘、录音、录像等音像材料及其文字说明。

（三）在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要实物档案。

（四）在重要比赛中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌等。

（五）其它具有历史参考价值的材料。

第三条  档案馆是学校档案工作的职能部门，负责督促、指导、检查重大活动文件材料的收集、整理、归档工作，及时编制检索工具，做好重大活动档案的利用工作。

第四条  重大活动的主办或承办单位负责重大活动档案的收集、立卷、归档工作。两个以上单位联合承办的重大活动，归档工作由主办单位负责。

第五条  在重大活动的筹备阶段，主办或承办部门应会同档案馆协商重大活动档案的收集范围、立卷要求，明确责任人。在活动开展过程中，档案馆应与活动的主办或承办部门保持密切联系，加强业务指导。