为了加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，逐步实现党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为学校工作服务，特制定本规范。

本规范规定了校党政档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，党、政档案的管理，档案的利用及各级岗位责任制，归档范围和保管期限表。

一、党、政档案工作的基本原则

1、凡是学校在党群、行政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2、党、政档案应集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3、党、政文件材料要严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4、党、政文件处理的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各有关单位的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围，做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查总结、验收党、政档案工作。

5、学校各有关单位要有一位负责人分管本单位档案工作，并确定适当的专（兼）职的档案人员，协同档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、立卷归档工作。

6、要逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，充分发挥党、政档案的作用。

二、归档范围的确定

1、确定的原则：

归档的党、政文件必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值，必须反映学校党、政部门活动的全过程，保证完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2、归档的主要内容和重点：

（1）主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容，具体见归档范围及保管期限表。

（2）归档的重点以本校形成的不同载体、形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

3、不归档的文件材料

（1）上级机关普发供参阅，不办的文件材料；

（2）上级机关发来供工作参考的抄件；

（3）上级机关征求意见未定稿的文件；

（4）无考查利用价值的事务性、临时性文件；

（5）未经会议讨论，未经校领导审阅、签发的未生效文件、草稿，一般性文件的历次修改稿、校对稿（学校主要领导人修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

（6）学校内部互相抄送的文件材料，不应覆行公文的行文、介绍信等；

（7）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

（8）重份文件；

（9）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

1、形成积累

（1）校党群、行政各部、处、室、馆、总支、学院、工会、团委等有关部门均为立卷单位，分工归口立卷。

（2）各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，参照党群、行政档案归档范围和保管期限表，编制案卷类目。

（3）每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按照文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别组卷。

2、立卷

（1）立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以便准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，以便查找利用为原则。

（2）立卷分工

1）中共中央、国务院、国务院有关部委下达的文、电材料；省、地、市党委、人民政府及省委省政府各厅局、部委下达的文件，综合性的，由党办、校办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2）本校以党委、行政名义的发文，由党办、校办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应有两份以上。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应有两份以上。

3）校党委和校行政召开的代表大会、全委会、扩大会、党委行政召开的会议、学校名义召开的全校性专门会议、干部会议形成的材料，由主办单位立卷归档。

4）校内各单位向校党委、校行政的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档，请示报告的原稿及批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

（3）立卷程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

1）检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件。

2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件规卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

4）检查案卷文件数量。一般不超过150页。对同一问题数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

（4）立卷分类

1）分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按常年处理的文件归入专门年度。

2）将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3）分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。永久、长期、短期单独立卷。

(5)立卷组合

1)立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。立卷组合形成，一般按下述内容和顺序进行：

会议文件，按会议的界次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

非诉讼案件材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合，工作计划、总结等文件，一般可按责任者或者名称组合；简报按名称或期号组合。

（6）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正本在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其他文件材料按时间顺序排列。

（7）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

（8）卷内文件的每一张应编写一个张号，张号的位置在每张材料非装订线一侧的下角。

（9）填写卷内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录.没有标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“()”号。

日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号

张号：卷内文件起止之张的编号。

（10）填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

（11）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概据卷内概据卷内文件主要责任者、内容名称（文件）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“xxx案件”。

3、归档验收

文书立卷部门整理好案卷，档案馆派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

四、党、政档案的管理

1、分类编号

（1）按《中国档案分类法一一教育档案分类表》分类标行，给出检索分类号。

（2）按《南阳师范学院档案实体分类方案》进行实体分类，编制用于档号的实体分类号。

（3）根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号。

（4）党群、行政类档案档号＝年度号＋党、政档案分类号＋件号

2、编目

（1）校档案馆对接收的案卷分类原则编制党、政档案案卷目录。在卷脊档号栏内贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。

（2）依据GB3972.5--85《档案著录规则》，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用。

为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。

3、排架、保管

（1）将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

（2）与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《南阳师范学院声像档案工作规范》的有关条款处理。

（3）保管、鉴定和销毁统计按《南阳师范学院档案管理办法》有关条款执行。

五、党，政档案的开发利用

1、健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量和手续等事项。

2、档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记薄上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。

3、对离校及离退休人员，在办理调离手续前必须清还档案。

4、对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。

5、学校档案馆要结合我校管理工作现代化的进程，积极创造条件，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。

六、党、政档案工作岗位责任制

1、分管档案工作的校领导职责

（1）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和档案馆要求做好应做的工作。

（2）关心档案工作和档案馆的建设和发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。

2、分管档案工作的各部、处、室等部门领导职责

（1）执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。

（2）对本部门专（兼）职档案人员的工作提供必要的工作条件，切实帮助他们解决工作中的实际困难。

3、各立卷部门兼职档案人员职责

（1）坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，按照其归档范围制定案卷类目，合理分类存效，便于利用和立卷归档。

（2）负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

（3）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

（4）接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。

（5）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

（6）注意做好文件材料的安全和保密工作。

4、党、政档案管理人员职责

（1）根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；

（2）指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作；

（3）对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务；

(4）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全。对保存的党、政档案数量进行准确的统计。