为了提高我校外事类档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，特制定本规范。

一、外事档案工作的基本原则

1、学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

2、外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校国际交流处外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

3、努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

二、外事档案归档范围的确定

1、确定的原则

归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见南阳师范学院外事档案归档范围和保管期限表。

(2)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

(3)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品；可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

3、不归档材料上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；未定稿的各种文件，未生效的合同、协议书；无查考利用价值的一般性、临时性文件；重份文件，与校外、单位交换来的文件.

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程

1、形成积累

(1)国际交流处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的种种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷按规定向校档案馆移交。

(2)归档的外事文件材料，必须用钢笔，字迹工整。图样清晰.外事文件一般归档一份重要和经常使用的应酌加副本。

2、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务处方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。

3、整理组卷

（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则以内容为主。将每组外事文件材料进行整理。组成一个或数个案卷。

（2）对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

（3）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

（4）幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。

（5）以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。

（6）填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录必须打印，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（7）国际交流处要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆协商后确定。

4、归档验收

（1）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。

（2）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案馆应拒绝接收，要求限期补正。移交时填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份备查，归档在次年6月底前归档。

四、外事档案的管理

1、分类编号

（1）按《南阳师范学院档案实体分类方案》进行分类。

（2）外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+件号，模式：20xx--WS00--1~n。件号按最下位类目流水，年度按自然年度。

2、编目、排架、保管、鉴定和销毁、统计按《南阳师范学院档案管理办法》有关条款执行。

五、外事档案工作岗位责任制

1、国际交流处职责

（1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行。作好外事档案材料的平时积累工作。

（2）检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续。

（3）将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向校档案馆移交。

2、档案馆职责

（1）根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本单位外事档案工作各项管理制度。

（2）监督、指导、检查，协助国际交流处作好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统。

（3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。

（4）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。