为了提高我校出版类档案工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为我校和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，特制定本规范。

一、出版档案工作的基本要求

1、我校在编辑出版报纸，刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字图表及声像等载体材料，均属出版档案。

2、出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统准确和安全，方便开发利用。

3、出版档案是我校教学科研发展的历史记录，是我校档案的重要组成部分，出版档案工作要纳入出版工作计划和规划，纳入出版纳入各部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围，出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

4、编辑部要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的兼职人员协同校档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版档案归档范围的确定

1、确定的原则

(1）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2）归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

2、归档的主要内容和重点

(1）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《南阳师范学院出版物档案归档范围和保管期限表》。

(2）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

3、不归档的文件材料上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；不退、不用的稿件，非定稿的稿件；无查考价值的事务性、临时性函件，校外交换来的材料。

三、出版文件材料的立卷和归档流程

1、形成积累

（1）出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。

（2）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内），顺序放入袋内。

2、整理组卷

（1）出版档案以出版物名称立卷，一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷.档案内的原件、清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。

（2）卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

（3）出版档案案卷标题以刊物的刊名加刊期为标题。

3、归档验收

各编辑部的兼职档案员应在次年六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向校档案馆移交，移交时填写移交目录一式两份，双方各执一份。

四、出版档案的管理

1、分类编号

按《南阳师范学院档案实体分类方案》进行分类编号，出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+件号，模式：19xx-CB00-1～n。件号按最下位类目流水。年度用出版物的出版年度。

2、编目参照党群、行政类档案的编目进行编目。

3、排架、保管

（1）案卷入库必须做到物、帐、卡相符。然后按档号顺序排放。保管按《南阳师范学院档案管理办法》执行。

（2）音像出版物类只保存纸质文字材料部分，不同载体的音像出版物本身，编制相同档号另设专柜保存。具体要求参照《声像载体档案工作规范》的有关条款执行。

五、出版档案工作岗位责任制

1、校编辑部负责人职责

（1）把建立和做好出版档案工作列为室的重要工作内容，对全室人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积累与出版工作同步。

（2）审查现任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否定得恰当，并签注意见。

2、校编辑部门兼职档案干部职责

（1）在部门负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。

（2）会同室主任检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确，组卷是否符合要求，经检查合格并办理移交手续后，发给凭据方可给作者汇出稿费。

（3）将已收集的案卷，按规定装订后，于每年6月底以前集中向档案部门办理移交手续。

（4）完成校档案馆委托办理的其他有关任务。