为了提高我校出版类档案工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为我校和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，特制定本规范。

一、出版档案工作的基本要求

1.我校在编辑出版报纸，刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字图表及声像等载体材料，均属出版档案。

2.出版档案必须实行集中管理，以确保其完整、系统准确和安全，方便开发利用。

3.出版档案是我校教学科研发展的历史记录，是我校档案的重要组成部分，出版档案工作要纳入出版工作规划和计划，纳入各部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围，出版、编辑部门在安排其他工作时，同时也要考虑出版档案工作的计划、检查、总结和验收。

4.编辑部要有一位负责人分管出版档案工作，并确定专门人员做好出版档案的收集、整理、立卷及移交工作。

二、出版档案归档范围的确定

1.确定的原则

（1）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

2.归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《南阳师范学院出版物档案归档范围和保管期限表》。

（2）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

3.不归档的文件材料上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；不退、不用的稿件，非定稿的稿件；无参考价值的事务性、临时性函件，校外交换来的材料。

三、出版文件材料的立卷和归档流程

1.形成积累

（1）出版物出版前，责任编辑应注重归档材料的收集、整理和保管，检查归档材料是否完整、系统、准确，并及时进行补救。

（2）出版物出版后，责任编辑应按照归档材料彼此间的自然联系进行系统排列加以整理，放入案卷内，拟写案卷标题，经部（室）主任审查后，编写卷内目录。

2.整理组卷

（1）出版档案按照出版物名称立卷。注意分清年度，不可混年立卷。

（2）卷内材料以左下方对齐，左侧装订。

（3）出版档案案卷标题以刊物的刊名加刊期为标题。

3.归档验收

期刊部应将上年应归档的出版档案在次年6月底前集中向学校档案馆移交，移交时填写移交目录一式2份，双方各执一份。

四、出版档案的管理

1.分类编号

按《南阳师范学院档案实体分类方案》进行分类编号，出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+件号，模式：19xx-CB00-1～n。件号按最下位类目流水。年度用出版物的出版年度。

2.编目参照党群、行政类档案的编目规则进行。

3.排架、保管

（1）案卷入库必须做到物、账、卡相符。然后按档号顺序排放。保管按《南阳师范学院档案管理办法》执行。

（2）音像出版物只保存纸质文字材料部分，不同载体的音像出版物本身，编制相同档号另设专柜保存。具体要求参照《声像载体档案工作规范》的有关条款执行。

五、附则

1.本规范由学校档案馆负责解释。

2.本规范自发文之日起施行。