为了加强和规范学校教学类档案（以下简称教学档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》和《归档文件整理规则》，结合学校实际情况，特制定本规范。

一、教学档案工作的基本原则

（一）凡在教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等文件材料均属教学档案。

（二）实行学校档案馆集中、统一管理的原则，确保教学档案材料完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）各部门各单位，要有一位负责人分管本部门本单位的档案工作，配备兼职档案人员，协同学校档案馆认真做好教学档案的收集、整理、归档工作，并按时向学校档案馆移交。

二、教学档案的归档范围

（一）确定原则

归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践和教学研究活动的全过程；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，保证文件材料的完整性、准确性和系统性。必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括教学综合管理、专业建设、课程建设、实验实训基地建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面。具体范围见附件《南阳师范教学类档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的重点是各职能部门和各二级学院在教学工作各环节中形成的文字材料。

3. 其他对学校工作具有考查价值的文件材料。

三、教学文件材料的归档流程

（一）形成与积累

1.新学年布置工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。

2.各部门兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件收文、发文收集工作，文件材料参照《南阳师范学院教学类档案归档范围和保管期限表》进行整理归档。

3.归档的教学文件材料应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.部门产生的文件材料，须将原件送交学校档案馆，同时整理一份自存。

（二）整理

教学文件材料的整理方法参照《南阳师范学院归档文件整理规则》要求执行。

（三）归档验收

教学文件材料于次年3月底前，由文件形成和积累部门初步整理后移交学校档案馆，并制作《移交目录》(一式两份)，清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，并各执一份自存备查。由学校档案馆最后整理归档和制作全引目录。

四、教学档案的管理

（一）分类编档号

1.教学文件材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.教学类档案档号=全宗号+年度号+教学类档案分类号+保管期限号+件号

其模式如下：

全宗号-20XX-JX11-Y（D30，D10）-1～n

（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号。

（2）年度号：“20XX”为年度号，使用自然年度。

（3）问题（分类号）：

①一级类目是教学档案实体分类的最高层位，表示为“JX”。

②二级类目是对一级类目的细分，教学档案分至二级类目，教学档案分类号=一级类目代号（JX）+二级类目代号。

（4）保管期限号标识为Y或D30或D10。Y为永久代号、D30为定期30年代号、D10为定期10年代号。

（5）1～n为件号，不同的保管期限分别编流水号。

（二）编目

1.学校档案馆对整理装盒好的档案盒卷脊档号栏书填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。

2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（三）排架

教学档案在全宗内按分类方法和件号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。档案柜应有档案存放标识牌。

（四）保管

1.校级教学档案必须置于档案馆库房中保存，各二级学院教学档案必须专人负责保管。

2.档案库房管理根据《南阳师范学院库房管理规定》执行。

（五）档案补充与修补

1.教学文件材料归档后，在学校各部门和二级学院工作中产生文件材料应随时收集整理，向学校档案馆补充归档。学校档案馆工作人员应及时将补充的文件材料整理归入相应的类目位置，并在计算机档案管理系统中著录保存。

2.档案馆应对教学档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

（六）鉴定和销毁

学校档案馆对已期满的档案，根据《南阳师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

（七）统计

1.学校档案馆根据《南阳师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、档案的开发利用

（一）学校档案馆人员要熟悉库藏，努力开发利用教学档案信息资源，为提高学校教学、管理水平等活动服务。

1.根据教学管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。

2.充分发挥教学档案的法律凭证作用。

（二）阅览

1.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本工作规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。