为了加强和规范学校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规范》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合学校实际情况，特制定本规范。

一、党、政档案工作的基本原则

（一）凡是学校在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

（二）实行学校档案馆集中、统一管理的原则，确保党、政档案材料完整、系统、准确和安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）学校各部门、各单位要有一位负责人主管本部门的档案工作，并指定至少一名专（兼）职档案人员，协同学校档案馆做好党、政档案的收集、整理和归档工作。

二、党、政文件材料归档范围

（一）确定原则

归档的党、政文件材料，必须反映学校党务、行政部门和有关单位职能活动的全过程;必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，保证文件材料的完整性、准确性和系统性；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要包括党务、行政、工会、团委、民主党派等组织工作过程中形成的会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结等文件材料；省级机关与学校有关党、政及人事管理的文件材料。

2.归档的重点以本校形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

3.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

三、党、政文件材料的归档流程

（一）形成与积累

1.党、政类归档文件由学校各党务、行政部门（院、处、室）分工整理归档。

2.各部门兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件收文、发文收集工作，文件材料参照《南阳师范学院党群类、行政类档案归档范围和保管期限表》进行整理归档。

3.归档的党、政文件材料应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.部门产生的文件材料，须将原件送交学校档案馆，同时整理一份自存。

（二）整理

党、政归档文件材料的整理方法根据《南阳师范学院归档文件整理规则》要求执行。

（三）归档验收

党、政文件材料于次年3月底前，由文件形成和积累部门初步整理后移交学校档案馆，并制作《移交目录》(一式两份)，清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，并各执一份自存备查。由学校档案馆最后整理归档和制作全引目录。

四、党、政档案的管理

（一）分类编档号

1.党、政文件材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.档号=全宗号+年度号+党、政档案分类号+保管期限号+件号

其模式如下：

全宗号-20××-DQ（XZ）-Y（D30，D10）-1～n

(1)全宗号：档案局给立档单位编制的代号。

(2)20××：文件形成自然年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2016”。

(3)“DQ”、“XZ”分别为党群、行政类档案分类号。

(4)Y或D30或D10为保管期限标识，Y为永久代号、D30为定期30年代号、D10为定期10年代号。

(5)1～n为件号，不同的保管期限分别编制流水件号。

（二）编目

1.学校档案馆对整理装盒好的档案盒卷脊档号栏书填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。

2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。档案柜应有档案存放标示牌。

（四）保管

1.党、政档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2.档案库房管理根据《南阳师范学院库房管理规定》执行。

（五）档案补充与修改

1．党、政文件材料归档后，在学校各部门工作过程中产生的文件材料应随时收集整理，向学校档案馆补充归档。学校档案馆工作人员应及时将补充材料整理归入相应的类目位置，并在计算机档案管理系统著录保存。

2．学校档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

（六）鉴定和销毁

学校档案馆对已期满的档案，根据《南阳师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

（七）统计

学校档案馆根据《南阳师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、党、政档案的开发利用

（一）学校档案馆人员要熟悉库藏，努力开发利用党、政档案信息资源，为提高本校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。

1.学校档案馆积极创造条件定期编辑党群、行政档案各种形式的参考资料，及各种检索工具，在学校内部提供利用，并有选择地进行外部交流。

2．充分发挥党群、行政档案资料的法律凭证作用。

（二）阅览

1.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本工作规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。