为了加强和规范学校声像类档案（以下简称声像档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《高等学校档案管理办法》《录音录像档案管理规范》《数码照片归档与管理规定》和《磁性载体档案管理与保护规范》，结合学校实际情况，特制定本工作规范。

一、声像档案工作的基本原则

（一）凡在校内外各项活动中形成的与本校有关，且有保持价值的照片、录像带、录音带、唱片、光盘、磁盘、缩微胶片、幻灯片等载体形式及其相配套的文字材料的均属声像档案。

（二）实行学校档案馆集中、统一管理的原则，确保声像档案材料完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）学校各部门、各单位要有一位负责人主管本部门的档案工作，并指定至少一名专（兼）职档案人员，协同学校档案馆做好声像档案的收集、整理和归档工作。

二、声像档案归档范围

（一）确定原则

归档的声像材料，必须反映学校教育教学、科研、管理等工作活动的全过程;必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理、特殊管理和特殊利用，保证声像材料的完整性、准确性和系统性；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的主要内容和重点

1.主要包括学校知名人物、党政、教育、科研、基建、外事及学校文艺体育活动等方面的声像材料。具体范围见附件《南阳师范学院声像类档案归档范围和保管期限》。

2.归档的重点以本校教育、管理、活动形成的声像材料为主，及其他对学校工作具有考查价值的声像材料。

三、声像材料的归档流程

（一）形成和累积

1.坚持声像材料形成部门立卷归档原则。学校声像材料的整理参照国家有关规定《录音录像档案管理规范》《数码照片归档与管理规定》和《磁性载体档案管理与保护规范》执行。

2有声像载体形成的部门由兼职档案人员做好平时收集、积累、整理立卷工作。

3.两个以上单位共同制作的，由主办单位整理立卷归档。

4.外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，有本校人员参与制作或联系的，由其负责征集。

（二）整理要求

1.归档的声像材料必要文字说明或著录字段，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，著录字段应包括拍摄时间、拍摄地点、拍摄人物、拍摄者。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。

2.照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，不加修饰剪裁，照片格式统一使用JPG、TIF等格式归档，归档照片像素不小于300DPI，对反应同一内容的照片选择2-3张，最多不超过3张照片进行整理归档，照片按顺序逐张编写说明， 照片连同底片或数码照片，一同移交档案馆归档。

3.录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档，录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。录音、录像材料在归档前必须由录音、录像专职人员说明该片的题名、背景、时间、摄像者等，需拍摄录像的有关人员要配合编写该片文字说明，录像材料一旦成片应及时或分阶段向学校档案馆移交。

4.档案馆应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。

（三）归档验收

学校档案馆接收时必须当场验收， 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音像、画面是否清晰，其他音频、视频类声像资料也应当转换到普通使用格式并刻录光盘。除应届毕业生合影和校友返校照片当年移交以外，其余各单位形成的声像资料的归档时间均为次年6月底。移交单位必须填写移交清单（一式两份），由档案馆和移交单位各执一份。

四、声像档案的管理

（一）分类编档号

1.声像材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.声像类档案档号=全宗号+年度号+声像档案分类号+保管期限号+件号

其模式如下：

全宗号-20XX-SX12-Y（D30，D10）-1～n

（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号。

（2）年度号：使用自然年度。

（3）问题（分类号）：SX12照片 SX13录音带（音频） SX14录像带（视频） SX15幻灯片 SX16 磁盘 SX17 影视胶片 SX18 缩微胶片 SX19光盘 SX移动硬盘 SX21U盘。

（4）保管期限：在二级类目内将文件材料按其保存价值划定为永久（代码：Y）、定期30年（代码：D30）、定期10年（代码：D10）

（5）1～n为件号，不同的保管期限分别编流水号。

（二）编目

1.在归档的声像档案的装具上填写档号。

2.将著录数据存贮于计算机档案管理软件中，利用有关软件系统进行整理、检索、统计、编制全引目录等。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，档案柜应有档案存放标示牌。

（四）保管

1.声像档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2.档案库房管理根据南阳师范学院库房管理规定执行。

（五）档案补充与修补

1.声像档案材料归档后，在学校各部门工作中产生声像档案材料应随时收集经整理，向学校档案馆补充归档，档案馆工作人员应及时将补充的材料整理归入相应的类目位置，并在计算机档案管理系统中著录保存。

2.学校档案馆应对声像档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补。

（六）鉴定和销毁

学校档案馆对已期满的档案，根据南阳师范学院档案销毁与鉴定制度，并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

（七）统计

学校档案馆根据南阳师范学院档案统计工作规定，并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、声像档案的开发利用

（一）学校档案馆人员要熟悉库藏，努力开发利用声像档案信息资源，为提高学校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。

1.根据声像档案管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料为利用者服务。

2.充分发挥声像档案的法律凭证作用。

（二）阅览

1.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。