为了加强和规范学校科学技术研究类档案（以下简称科研档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《科学技术研究档案管理暂行规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《科学技术档案档案档卷构成的一般要求》及《高等学校档案管理办法》等有关国家规定，结合学校实际情况，特制定本工作规范。

一、科研档案工作的基本原则

（一）凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等载体文件材料和实物（包括相应的电子文件）均属科研档案。

（二）实行学校档案馆集中、统一管理的原则，确保科研档案材料完整、准确、系统、安全、便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须把科研档案工作要求纳入科研计划、规划、管理制度、工作流程和有关人员职责范围之中。

（四）学校科研部门要有一名负责人分管本单位的科研档案工作，并指定至少一名1名专（兼）职档案人员做好科研档案材料的积累、整理归档、移交工作。

二、科研档案归档范围的确定

（一）确定原则

1.归档的科研文件材料，必须反映学校科研管理、科研项目（课题）活动的全过程;必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.几个单位承担协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

3.与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类，但由于其科研属性，一并在此规范。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件《南阳师范学院科研类档案归档范围和保管期限》。

2.归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

三、科研材料的整理与归档流程

（一）形成积累：

1.学校科研管理部门和科研项目组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关材料。

2.科研管理部门负责管理性文件材料整理工作；科研项目组负责项目文件材料，项目结束后，由本项目组组长指定专人负责项目档案材料整理工作。所有文件材料参照《南阳师范学院科研类档案归档范围和保管期限表》整理归档，编制案卷类目。

3.归档的科研文件材料字迹工整、格式统一，图样清晰，装订整洁，签字手续完备。

（二）整理

1.坚持科研文件材形成部门和科研项目组立卷归档制度原则，科研的部分管理文件材料的整理参照《南阳师范学院归档文件整理规则》；科研项目档案的整理参照国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《科学技术档案档案档卷构成的一般要求》等规定。

2.整理人根据科研文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，视科研文件材料内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题和科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。

（三）归档验收

1.科研项目（含课题项目）档案材料在鉴定、验收、结题后2个月内归档，课题组长应配合科研管理部门指定专人负责归档材料整理工作。

2.暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后2个月内归档。。

3.管理性科研文件材料档案在次年3月底以前归档。

4.科研档案归档移交档案馆时，须编制《移交目录》(一式两份)，清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，并各执一份自存备查。由学校档案馆最后整理归档和制作全引目录

5.归档材料应齐全完整、尽可能保存原件。

四、科研档案管理

（一）分类编档号

1.科研文件材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.科研类档案档号=全宗号+年度号+科研档案分类号+保管期限号/案卷号+件号

其模式如下：

全宗号-20××—KY11—Y（D30，D10）—1～n

全宗号-20××—KY12—(项目档案案卷号)1～n—1～n

（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号。

（2）年度号：综合管理的文件材料归入其形成年度，课题（项目）的文件材料归入其结题年度。

（3）问题（分类号）：科学研究类档案（分类号代码：KY）为一级类目，按二级类目分类，其中分为综合和单个课题（项目）类目。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为“11”（分类号为KY11），单个课题（项目）其代码从12开始，依次为KY13……KY99。

（4）保管期限号标识为Y或D30或D10。Y为永久代号、D30为定期30年代号、D10为定期10年代号。

（5）案卷号:档案按一定顺序排列后的流水号。

（6）1～n为件号，不同的保管期限分别编流水号或不同项目分别编制流水号。

（二）编目

1.学校档案馆对整理装盒好的档案盒卷脊档号栏书填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。

2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。档案柜应有档案存放标示牌。

（四）保管

1.科研档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2.档案库房管理根据《南阳师范学院库房管理规定》执行。

（五）鉴定和销毁

学校档案馆对已期满的档案，根据《南阳师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

（六）档案的补充与修改

1.科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向学校档案馆移交归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的保管期限进行调整。

2.对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经有关主管负责人批准同意，严禁擅自修改已归档的任何科研文件材料。

3.学校档案馆对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。

（七）统计

学校档案馆根据《南阳师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、科研档案的开发利用

（一）努力开发利用科研档案，为提高本校管理、教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

1.根据科研和管理工作需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，在学校内部提供利用，并有选择地进行外部交流。

2.充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科研成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

（二）阅览

1.凡无密级或已解密的档案，单位或个人凭有效证件均可查阅；如需借出，须经科研项目组组长同意；凡有密级的档案，只有课题组成员方可查阅、借阅。

2.学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

3.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本工作规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。