为了加强和规范学校基本建设类档案（以下简称基建档案）管理，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务，根据《高等学校档案工作规范》《建设项目档案管理规范》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等国家有关规定，结合学校实际情况，特制定本规范。

一、基建档案工作的基本原则

（一）凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。

（二）实行学校档案馆集中统一管理的原则，确保基建档案材料完整、准确、系统、安全，便于开发利用。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（三）基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围，做到基建工程启动时即与建立档案工作同步进行；工程实施过程中，做好档案材料的积累、整编和审定工作；工程竣工验收后，要提交一整套合格的竣工图及相关验收材料。

（四）学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并指定至少一名专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累和归档工作。

二、基建档案归档范围的确定

（一）确定原则

归档的基建文件材料，必须反映反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，保证文件材料的完整性、准确性和系统性；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附件《南阳师范学院基本建设类档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3.其他对学校工作具有查考价值的文件材料。

三、基建文件材料的归档流程

（一）形成积累

1.学校基建部门接到基建项目后，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成全部文件材料的归档和验收工作。

2.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建项目小组汇总、整理。

4.归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰符合国家标准。

（二）整理归档

1.坚持基建文件材料形成部门立卷归档制度原则，基建项目档案整理参照《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）等规定执行；部分管理文件材料整理归档参照《南阳师范学院归档文件整理规则》要求执行。

2.基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建档案员组织该项目形成的应归档的基建文件材料进行整理归档工作。

3.根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查找的组卷原则，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。管理性文件排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

4.文字材料的排列：正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图。（更改图排列在被更改图之前）

5.基建文件材料采用档案盒方式保管。不同幅面的工程图纸（蓝图）应以手风琴式统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）的规格，图标栏露在外面。底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图不装订。组卷中要拆除案卷内金属物，对破损的材料进行修补。

6.基建文件材料整理入盒完毕后，须填写盒内目录、备考表和档案盒封面。

7.基建档案员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

（三）归档验收

1.基建项目文件材料须在项目验收后两个月内归档，由后勤基建部门将其基建项目的文件材料整合后，全部移交学校档案馆统一管理。

2.移交档案时，基建部门须编制移交材料目录(一式两份)，清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，并各执一份自存备查。由学校档案馆最后整理归档和制作全引目录

四、基建档案的管理

（一）分类编档号

1.基建文件材料采用复式分类法，即：年度---机构（问题）---保管期限分类法。

2.基建类档案档号=全宗号+年度号+基建档案分类号+保管期限/案卷号+件号

其模式如下：

全宗号-20××-JJ11-Y(D30，D10) -1～n

全宗号-20××-JJ12- （项目档案案卷号）1～n -1～n

（1）全宗号：档案局给立档单位编制的代号

（2）年度号：使用自然年度。

（3）基建类档案分类号（标识：JJ）为一级类目，按二级类目分类，其中分为综合和单个项目类目。综合分类号标识为：JJ11；单个项目其代码从12开始标注，分类号标识为：JJ12（多个项目分类号继而依次层累为JJ13……JJ99）。

（4）保管期限号标识为Y或D30或D10。Y为永久代号、D30为定期30年代号、D10为定期10年代号。

（5）案卷号:档案按一定顺序排列后的流水号。

（6）1～n为件号，不同的保管期限分别编流水号或不同项目编制不同流水号。

（二）编目

1.学校档案馆对整理好的案卷的卷脊栏及案卷封面书写填写档号、题名、立卷单位、起止时间等必备项。

2.学校档案馆将整理好的文件档案信息按档号顺序著录在档案管理系统中，并编制归档文件目录，归档文件目录设置盒号、档号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。档案柜应有档案存放标示牌。

（四）保管

1.基建档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2.档案库房管理根据《南阳师范学院库房管理规定》执行。

（五）档案补充与修改

1．基建文件材料归档后，在改建维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向学校档案馆补充归档。

2．对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，并经基建部门负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

3．学校档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

4．学校档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

（六）鉴定和销毁

1.长期保管的基建项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

2.学校档案馆对已期满的档案，根据《南阳师范学院档案销毁与鉴定制度》并结合国家有关保管期限的规定进行鉴定，提出延长保管期或销毁的意见，登记造册经学校领导批准后，方可重新划定保管期或销毁。

（七）统计

学校档案馆根据《南阳师范学院档案统计工作规定》并结合国家有关规定，对馆藏档案进行及时统计和报送工作。

五、基建档案的开发利用

（一）努力开发利用基建档案，为提高本校管理、教学科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

1．学校档案馆创积极造条件编制基建档案各种形式的参考资料，及各种检索工具，在学校内部提供利用，并有选择地进行外部交流。

2．充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保护房地产等权益提供凭证。

（二）阅览

1．学校档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2.馆藏档案借阅工作根据《南阳师范学院档案查阅利用管理办法》有关规定执行。

六、附则

（一）本规范由学校档案馆负责解释。

（二）本规范自发文之日起施行。