为提高基建档案工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在我校校园建设中的作用，并为考核基建档案工作提供依据。特制定本规范。

一、基建档案的基本原则

1、凡在我校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图像及声像载体材料等，均属基建类档案。

2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用

3、基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行，工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。

二、基建档案归档范围的确定

1、确定的原则

归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对我校当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件，生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见《南阳师范学院基建档案归档范围和保管期限表》。

(2)归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式和文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

3、不归档的文件材料

上级机关有关基建的普发性（非专指高校）不办的文件；正式施工前的草图，未定型图纸；重份文件和重份图纸；无查考价值的临时性、事务性文件。

三、基建文件材料的部门立卷与归档流程

1、形成积累

(1）学校基建处要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

(2)基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

(3)基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理、竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。

(4)基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建处汇总、整理。

(5)档案馆应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

(6)基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

(7)基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

(8)使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

(9)归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。

(10)归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

(11)归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

(12)工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图-

(13)凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

(14)学校基建处要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

2、整理组卷

(1)基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建处分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

(2)根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理；按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

(3)文字材料的排列：正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

(4)拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

(5)基建文件材料采用卷盒方式保管。蓝图大于卷盘的，以手风琴式拆叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打边图。

(6)无论单面或双面只要有书写文字，均作为一面编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

(7)填写卷内目录和备考表，确定保管期限。

(8)草拟案卷封面各栏目，经档案馆审查后统一填写案卷封面。

(9)工程技术人员填写归档说明，交基建处分管领导审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

2、归档验收

(1)基建项目在验收前，档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织竣工验收。

(2)档案馆应是工程验收小组成员，会同基建处负责基建文件材，料的验收工作。

(3)基建项目在验收后两个月内归档，档案馆要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

(4)填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

四、基建档案的管理

1、分类编号

(1)根据基建档案的内客构成和形成特点.编制用于组成档号二级类目代号简表。

(2)基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+件号，模式：19XX--JJ00--1--n

件号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目作竣工年度。

2、编目

(1)在每盒档案背脊上填写档号，登录基建档案目录。按档号先后顺序，以案卷为对象填写。

(2)编写专题目录、分类目录、编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

(3)排架、保管

按《南阳师范学院档案管理办法》执行。

4、档案的补充与修改

(1)基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建处应随时整理、向校档案馆补充归档。

(2)对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改已归档的任何基建档案材料。

(3)档案馆以补充归档的基建文件材料应有及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。

五、基建档案工作岗位责任制

1、基建处领导的职责

(1)把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。

(2)项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求。

(3)提出基建档案资料的案卷保管期限和密级；参加基建档案资料的鉴定工作。

2、基建处专（兼）职档案人员职责

(1)负责基建文件材料的形成、积累、保管和翌理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统；

(2)根据文件材料不同种类的特征、合理分类存放，便于平时利用和立卷归档；

(3)归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目求、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题筒明扼要；

(4)接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档，参加业务学习，提高工作水平。