南阳师范学院档案管理办法-南阳师院档案馆

第一章总则

第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为我校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合我校的实际情况，特制订本办法。

第二条本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、基本建设、财会、党政管理、人事管理、外事、生产以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是办好我校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作是学校评估的重要内容之一，各单位必须把这项工作列入工作计划，加强对档案工作的领导和收集、整理、归档工作。

第二章档案机构及其职责

第四条我校档案工作在校党委领导下，设立校直属副处级档案馆，统一管理我校的教学、科研、党政管理、基建、外事、财会、出版、声像等各种门类的档案。

第五条档案馆的职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订我校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）积极开展档案的利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校各立卷人员的业务培训；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）搞好档案馆建设，负责制订档案设备的购置计划和经费预算计划；

（十）档案工作人员应自觉忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第六条各部、处、室、院（系）、馆，不设档案管理机构，但必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案人员负责本部门档案资料的收集、整理和立卷移交归档工作。

第三章文件材料的归档、移交和接收工作

第七条各单位要把立卷归档工作，纳入教学、科研和有关管理人员的职责范围内，凡是每项重要的教学、科研、基建、财会、党政管理等工作，都要有完整准确、系统的文件材料归档保存。

第八条要做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第九条对每项科研成果，基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。科研处、基建处应会同档案馆对应立卷归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。基建处、科研处要协助档案馆做好这项工作。

第十条学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度，档案馆派人指导立卷工作，由各单位负责立卷的人员按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本单位兼职档案员检查后移交档案馆归档保存。

凡是新调入人员的人事档案，由人事处负责检查验收后归档保存。学生档案有学工部和各学院在新生入学后负责按班级专业进行分类登记、编目归档保存。

第十一条文件材料的归档范围

（一）党群管理类

主要包括党委、工会、团委、民主党派及党委各部门等单位在各项工作中形成的文字、图片、录音带、光盘、录像带等材料。

（二）校行政管理类

主要包括校行政及行政管理部门在各项管理活动中产生的文字、图片、录音带、光盘、录像带等材料。

（三）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中产生的文字、图表、录音带、光盘、录像带等材料。

（四）科学研究类

主要包括：上级下达、委托研究和我校安排的科研项目，并以通过鉴定的全部材料（包括课题从开始到结束的全部文字材料以及与课题有关的其它文字材料、图纸、图像、照片、成果奖的奖状原件、奖励证书自制件等），在省级以上刊物杂志发表的科研论文。

（五）基本建设类

主要包括学校在基本建设中产生的文字、图纸等材料。

（六）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进价值在五万元以上的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料；我校自制革新改造的各种设备仪器的全部设计材料、计算材料、图纸、说明书、鉴定书等。

（七）产品生产与科技开发类

主要包括我校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（八）出版物类

主要包括我校编辑出版的学报及其他学术刊物。

（九）外事类

主要包括我校出国考察、讲学、合作研究、留学、进修的人员及聘请的外籍、港澳专家在教学、科研及其他有关活动中所形成的文件材料。

（十）财会类

主要包括我校在会计核算中形成的各种会计原始凭证、记帐凭证、各种会计帐薄、经费预决算、月、季、年度会计报表以及其它有关材料。

（十一）影像类

凡是反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种照片、录音带、录像带及其相配套的文字材料均应归档保存。各类案卷详细的归档范围，参照各类档案归档范围表执行。

第十四条凡归档的文件材料要质地优良，书绘工整，声像清晰，必须符合规定的标准要求，使立卷归档达到规范化。

第十五条归档时间

（一）党群、行政档案（包括上级文件）要在次年六月底前归档；

（二）教学档案按学年度归档，要在次学年度寒假前归档；

（三）科研、基建档案，要在项目完成后两个月内归档；

（四）会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管三年，期满后，由财务会计部门编造目录，移交校档案馆保存。

（五）设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月。（暂由设备处保存）

第四章档案管理

第十六条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照我校《党政档案工作规范》、《教学档案工作规范》、《科研档案工作规范》、《基建档案工作规范》、《仪器设备档案工作规范》、《产品生产与科技开发档案工作规范》、《财会档案工作规范》、《外事档案工作规范》、《出版类档案工作规范》和《声像载体档案工作规范》规定，定期向学校档案馆移交，集中管理，任何部门和个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十七条学校档案馆对所收集的档案及时进行分类、编号和排列、入库保存。

第十八条学校档案馆对立卷归档的档案定期进行鉴定，对保管期限已满的失去保存价值的，在征得有关部门同意，造册报分管领导批准后，予以销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案材料。

第十九条校档案馆对档案的收进、移出和案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定，向省档案局、省教育厅、南阳市档案局报送档案工作基本情况统计报表。

第二十条加强档案库房的技术管理工作，研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，建立和健全科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，逐步实现档案管理的现代化。

第二十一条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第二十二条学校档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向分管领导报告，及时处理。

第二十三条对已归档保存的档案，任何人不得擅自抄录、涂改、伪造档案。

第二十四条人事档案应确定专人管理，除人事档案管理人员外，其他人员不得查看，确保人事档案保密和安全工作。

第五章档案的利用

第二十五条学校档案馆所保存的档案，主要供本校利用，如其他单位和个人需查阅档案时，须持介绍信，方可查阅，如所查阅的档案涉及学校重大问题或党和国家秘密，须经分管领导批准。

第二十六条学校档案馆工作人员要熟悉室藏，主动提供服务，做好领导和有关部门的助手和参谋作用。馆内应有检索工具，阅览室和复制设备，为利用者提供方便，很好地为学校各项工作服务。

第二十七条学校档案馆应积极开展档案的编研工作。如公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准后方可公布。

第二十八条对于重要的珍贵的档案和资料，应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

第二十九条对于要求摘录、复制档案的须经档案馆同意；凡涉及未公开的科学技术方面的档案资料，须经科研处负责人同意，必要时要报请分管领导审查批准。

第三十条利用档案要手续完备。凡利用校档案馆馆藏档案，均应按本馆规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，对出国人员和其他人员查阅学习成绩和外单位查档者还应按照国家规定收费。利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。对借出档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应及时采取补救措施。并写出书面报告，根据不同情况，报学校按照《档案法》有关规定严肃处理。

第六章经费、库房和设备

第三十一条档案工作所需的经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决，校档案馆根据经费情况和档案工作的需要，有计划、有重点安排使用经费，增添设备，搞好档案馆建设。

第三十二条学校必须为保存档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

第三十三条学校有计划地为档案馆配置复印、录音、照相、录像、电子计算机等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微机。

第七章考核、奖励与处罚

第三十四条学校档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果学校应给予奖励。