为加强我校档案工作，提高档案管理水平，实现规范化、标准化管理，特制定本制度。

一、档案的收集

（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。凡是学校工作活动中形成的有保存价值的文件材料都应归档，任何人都不能以任何理由拒绝归档。

（二）学校档案收集实行部门负责制，由文件材料形成部门和课题组归档。一般由部门或课题组指定专人系统整理，编写页码、件号，打印卷内目录和备考表，经本部门档案人员检查、装订后向档案馆移交。

（三）学校各部门应将文件材料归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，每项重要工作的文件材料都要完整、准确、系统归档。

（四）凡学校科研成果、基建工程、贵重设备等进行鉴定、验收时，必须由档案部门的人员参加，并会同主管部门对应归档材料加以审查，若项目文件材料不完整，不予验收，不予上报成果。

（五）文件材料归档范围参照《南阳师范学院各部门档案归档范围和保管期限表》。

二、档案整理

（一）档案分类

1.文件材料分类必须根据《南阳师范学院档案实体分类方案》，在已确定的同级类目内进行，不得超越本级类。

2.党群工作、行政管理、教学管理、外事管理四大类和其余各大类档案中的综合管理内容的文件材料，在二级类目内（部分教学档案在三级类目内）以问题为主进行组卷。

3.科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版五大类档案整理，按照国家标准GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

4.会计档案类有组卷要求遵循会计材料（即会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料）自然形成的规律和特点，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理。

（二）档案整理

1.档案整理，要遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用的原则；

2.材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，文件材料齐全完整，制作和书写材料有利于长期保存；

3.文件材料按一定规律进行系统排列，管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在后，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；

4.文件材料只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号，按规定格式打印卷内目录，对原文件材料原题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容和无题名的，要重新拟定；没有责任者和文件日期，要考证清楚及时补上，并都用“[]”括起。

5.文件材料的情况说明应填写在备考表内，若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、归档时间填上，检查人是单位负责人。

6.教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事等六类档案归档时，应有归档人员负责人签字。

7.装订要去掉金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起；按标准用细线逐件装订。

三、归档时间

1．各部门应按年度将收集整理好的文件材料在次年5月前归档完毕并移交档案馆。

2.科研、基建应在项目完成后两个月归档完毕并移交档案馆。

3.会计档案应在次年立卷归档，由财务部门保留二年后，移交档案馆。

四、档案的移交

1.各归档部门将各自职能活动中形成的对学校或社会有价值的档案材料按时向档案馆移交。

2.档案馆要做好文件材料归档的业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行质量检查，对于不符合要求的文件材料，要及时修整或返回原部门重新整理，力求保证归档材料的质量。

3.移交档案必须履行手续，移交人需同时填写“移交清册”一式2份，交接双方需办理签字移交手续，各执一份。