第一章  总则

 

第一条 为加强和规范学校档案管理，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。

第四条 学校应加强对档案工作的领导，严格实行部门收集、整理，学校档案馆集中统一归档制度，逐步做到“三纳入”“四同步”，即：把档案工作纳入学校领导工作议事日程、纳入学校的发展规划和工作计划、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章  管理体制与职责

第五条 学校档案工作应在校党委的统一领导下，由主管副校长负责。学校成立以党委书记、校长为组长的档案工作领导小组，负责审议学校档案工作的重大问题。学校档案工作领导小组下设档案馆，对学校的各类档案实行集中统一管理。档案馆既是学校档案工作的业务管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用的档案文献信息中心，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第六条 学校档案馆主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策；广泛开展档案工作宣传，增强全校师生员工的档案意识。

（二）制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行。

（三）指导和协助各院系、各单位做好各类档案的收集、征集和立卷工作；接收各院系、各单位立卷完毕的档案，并进行科学管理和开放、提供利用工作。

（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（五）保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整性、准确性、系统性；做好档案保护工作，最大限度地延长档案寿命。

（六）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务；举办各种形式的档案展览。

（七）负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。

（八）开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。

第七条 学校各部、处、院、系、所单位的档案工作，由一名负责人分管，并纳入单位的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第八条 学校档案馆负责人应认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，具有组织管理能力和开拓创新精神，具备档案及相关专业技术职务。

第九条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勇于创新，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能。档案工作人员应保持相对稳定。专职档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制。

第十条 学校档案工作人员及属于档案专业技术人员或行政管理人员，与学校教学、科研和行政人员同等待遇，实行专业技术职务聘任制或职员职级制。

第十一条 学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十二条 建立和完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案同时归档的管理制度。

第十三条 学校实行部门和课题组立卷归档制度，各类文件材料应由形成部门按档案馆制订的各门类档案立卷归档范围及要求，依据文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号和件号，打印卷内文件目录，并连同电子文件，在规定期限内向档案馆移交，档案馆应加强立卷指导工作。

第十四条 我校形成的各类档案材料是对学校工作的真实记录，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统与安全。各单位及其个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定归档移交。任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。对于非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可采取征集、代管等形式收集保管。

第十五条 档案信息化建设应纳入学校信息化建设规划，以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标，加快档案信息化的设施建设，加快档案数据库的建设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆。

第十六条 做好档案的鉴定工作，对保管期限已满、失去保存价值的档案，由档案馆和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级调整和需要销毁的档案提出建议，报主管校领导批准后实施。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案要造具清册组织监销。

第十七条 档案馆应认真执行档案统计年报制度，确保数据真实、准确、完整，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十八条 归档范围以我校各单位产生的文件材料为主，要把反映本单位职能活动所产生的具有长远和重要查考价值的文件材料作为本单位立卷归档的重点。 根据《普通高等学校档案管理办法》和我校实际情况，我校文件材料归档范围包括：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、学生类、声像类、实物类等。

第十九条 归档时间。

1.各归档部门应在每年6月底以前完成上一年度立卷归档工作。

2.科研、基建、设备等部门应在项目完成，鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

第二十条 向档案馆移交档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，交接双方要签名盖章，各保存一份。

第二十一条 档案分类编号力求统一规范，档号编制要便于手工检索和计算机管理。

第五章 档案的利用和开放

第二十二条 建立档案借阅制度，积极提供查询利用。档案查阅一般应在档案阅览室，档案借出须办理登记手续，限期归还，健全催还制度。复制档案一般由档案馆负责办理，并按规定收费。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人。

第二十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案部门负责人同意，其中涉密档案须经保密工作部门、档案形成单位或本人同意，必要时报请校领导审查批准。

第二十四条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度，检查分析利用效果及存在的问题。

第二十五条 按照档案法的规定，对属于应向全校和社会开放的档案由档案馆依照程序组织实施。

第二十六条 学校档案部门提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案部门公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十七条 高等学校档案部门是学校出具档案证明的唯一合法部门，应当按照有关规定向档案利用者收取费用。

第六章 奖励与处罚

第二十八条 有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰与奖励：

1.对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

2.对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

3.对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的；

4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

5.同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十九条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应当按照《中华人民共和国档案法实施条例》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第三十条 有下列行为之一的，由档案馆责令限期改正，或者报请学校处理；情节严重的，由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚：

1.损毁、丢失档案的；

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

3.涂改、伪造档案的；

4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

5.倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

6.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

7.玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第七章 附则

第三十一条 根据本管理办法制订各项规章制度和各门类档案归档规范及要求。

第三十二条 本办法自公布之日起试行。