南阳师范学院档案馆位于南阳师范学院西区图书馆一楼，现为学校副处级直属单位，在编人员8人。设馆长1名，下设档案管理科（综合科）、信息技术科2个科室。其中，馆长1人，科长2人。副高级职称5人，中级职称1人。各单位档案工作负责人及其兼职档案员共124人。

馆舍总面积410平方米，有两个库房，其中，综合档案库房面积为240平方米，会计库房面积为90平方米，设有办公室、档案整理室、服务利用室、数字化办公室等。馆内主要设备有密集架200组，5节铁皮柜、目录柜30组，一体铁皮柜20个，防磁柜4个，安装空调4台、除湿加湿一体机2台、温湿度仪、吸尘器等。配备有服务器、计算机、高速扫描仪、复印机、打印机、照片打印机、单反数码相机、摄相机和档案管理软件。

档案工作人员恪尽职守，严格执行国家档案管理法规，执行省、市档案局下达的各项任务，主动接受实际档案管理部门的业务指导，建章立制，依法归档、规范归档、热情服务。根据《档案法》、《高等学校档案工作规范》、《河南省档案管理条例》等法律法规，在省市档案管理部门的具体指导下，制定了《南阳师院档案管理办法》、《南阳师院各类档案归档范围及保管期限》等规章制度，对本单位档案分类、归档范围、保管期限等进行了细化。

按照《高等学校档案实体分类法》，档案馆馆藏档案分为党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、外事、出版、财会、声像、人物以及实物等共13个门类。截至目前，南阳师范学院档案馆馆藏文书档案16078卷/件，其中永久档案14078卷/件、定期档案共计5604卷/件。财务档案13159件/册，合同档案143件、基建档案29个项目442卷共计2327件、设备档案63卷，审计档案269卷/件，2013年以来的招标档案311个项目共3619卷/件，1977以来年学生成绩档案2234卷，出版类档案资料共计400件等。

我校于1995年获得“省标一级”档案管理先进单位，2001年得到了重新认定。2012年又被南阳市档案局评为“档案工作先进集体”。2013年，被南阳市档案局评为“南阳市文件材料归档工作先进单位”称号。2013年，河南省档案局对“省直单位2012—2013年度文件材料归档检查工作”进行总结表彰，我校被评为“优秀单位”，4名档案管理工作人员被授予“先进工作者”。多年来，档案馆先后被河南省、南阳市档案学会授予“档案工作先进单位”荣誉称号。