南阳师范学院档案馆位于南阳师范学院西区图书馆一楼，现为学校副处级直属单位，正式编制6个。设正、副馆长各1名，下设办公室、综合档案室、人事档案室3个科室。其中，馆长、副馆长各1人，科长3人。副高级职称3人，中级职称2人。各单位档案工作负责人及其兼职档案员共110人。

馆舍总面积320平方米，其中库房面积为240平方米，有单独的办公室和数字化办公室，约90平方米。馆内主要设备有密集架100组，五节铁皮柜、目录柜30组，一体铁皮柜20个，防磁柜4个，安装空调4台、除湿加湿一体机2台、温湿度仪、吸尘器等。配备有服务器1台，计算机7台、高速扫描仪、复印机、打印机、照片打印机、单反数码相机、摄像机、服务器和档案管理软件。

档案工作人员恪尽职守，严格执行国家档案管理法规，执行省、市档案局下达的各项任务，主动接受实际档案管理部门的业务指导，建章立制，依法归档、规范归档、热情服务。根据《档案法》、《高等学校档案工作规范》、《河南省档案管理条例》等法律法规，在省市档案管理部门的具体指导下，制定了《南阳师院档案管理办法》、《南阳师院各类档案归档范围及保管期限》等规章制度，对本单位档案分类、归档范围、保管期限等进行了细化。

按照《高等学校档案实体分类法》，档案馆馆藏档案分为党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、外事、出版、财会、声像、人物以及实物等共13个门类。截至目前，南阳师范学院档案馆馆藏档案2001年以前档案入库量为3261卷（件），升本以后2002年为413卷，2003年为473卷，2004年为424卷，2005年为453卷，2006年为543卷，2007年为472卷，2008年为559卷，2009年为472卷，2010年为471卷，2011年为427卷，2012年为699卷，2013年为584卷，到2014年迅速增长到8948卷册件。

我校于1995年获得“省标一级”档案管理先进单位，2001年得到了重新认定。2012年又被南阳市档案局评为“档案工作先进集体”。2013年，被南阳市档案局评为“南阳市文件材料归档工作先进单位”称号。2013年，河南省档案局对“省直单位2012—2013年度文件材料归档检查工作”进行总结表彰，我校被评为“优秀单位”，4名档案管理工作人员被授予“先进工作者”。2014年，被河南省档案学会授予“档案工作先进单位”，王春阳、陈建林荣获“档案工作先进个人”荣誉称号。